10 lợi ích và trở ngại khi lựa chọn IT Outsourcing

Hiện nay các doanh nghiệp đang có nhiều quan điểm khác nhau về outsource cho mảng gia công phần mềm hay IT Outsourcing vì các lý do cụ thể, ví dụ như sự thất bại trong dự án phát triển ứng dụng quản lý lương do IBM đảm nhiệm năm 2007, với kết quả là Bộ Y tế Queensland đã thua lỗ 1.2 tỉ đô. Mặt khác, việc outsource dự án sang Mỹ cũng đã giúp Jack Ma Yun, người sáng lập tập đoàn Alibaba, thu về 56 tỉ đô la trong năm 2019. 

Vậy điều gì đã tạo ra sự khác biệt đó, bài viết này sẽ đề cập đến cách phòng ngừa rủi ro trong khâu IT Outsourcing các dự án phát triển phần mềm, làm sao để lựa chọn đúng mô hình outsource và bàn giao dự án một cách thành công nhất.

1. 05 trở ngại khi lựa chọn IT Outsourcing

Đã có nhiều câu chuyện xoay quanh việc doanh nghiệp lựa chọn những đối tác IT Outsourcing không phù hợp, dẫn đến khâu triển khai ứng dụng không đạt được kết quả mong muốn do cám dỗ từ mức giá rẻ đầy cạnh tranh, cùng khoảng thời gian được vạch ra vô cùng ngắn (khoảng hai tháng). Hàng tháng nỗ lực cùng vốn đầu tư không nhỏ bỗng chốc bị lãng phí. Và đáng quan ngại hơn nữa là hầu hết các công ty sẽ không còn đủ nguồn lực và thời gian để triển khai lại dự án từ đầu một khi đã thất bại. 

Từ kinh nghiệm trên, có thể rút ra năm vấn đề chính mà mọi người cần lưu tâm khi thực hiện outsource cho một dự án gia công phần mềm. 

1.1. Chọn nhầm đối tác

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị thực hiện outsource cho các dự án công nghệ. Chỉ lựa chọn họ dựa trên tiêu chí giá cả và deadline đôi khi là chưa đủ, có đôi điều độc giả cũng nên cân nhắc như:

• Chất lượng thành phẩm trước đây
• Phương pháp gia công phần mềm IT Outsourcing
• Chất lượng code (cần đạt chuẩn)
• Phân bổ thời gian và quy mô nhóm linh hoạt
• Minh bạch trong quá trình làm việc
• Phản hồi của các khách hàng cũ và hiện tại
• Mức độ phản biện cho chính kiến về sản phẩm

Với càng nhiều tiêu chí được thêm vào, khả năng tìm kiếm và lựa chọn đúng đơn vị gia công cần thiết cho doanh nghiệp sẽ cao hơn.

1.2. Thiếu giao tiếp

Lợi ích chính của việc IT Outsourcing là cơ hội tiếp xúc với nhiều chuyên gia ở khắp nơi trên thế giới, nhưng điều đó cũng có thể dẫn đến sự hiểu lầm trong giao tiếp khi làm việc với các đội nhóm đến từ nhiều khu vực, múi giờ khác nhau cùng kỹ năng ngoại ngữ không đồng đều. Sự thấu hiểu, lắng nghe giữa các thành viên là nền tảng cho mối tin tưởng bền vững trong mỗi dự án.

Một số mẹo nhằm tránh hiểu nhầm khi giao tiếp:

• Lên kế hoạch họp trực tuyến đều đặn thông qua các công cụ như Google Meet, Zoom hoặc Slack.
• Khuyến khích việc trao đổi giữa các nhân sự trong và ngoài công ty
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ như Jira và Asana
• Tham vấn hỗ trợ từ một quản lý dự án
• Làm rõ các yêu cầu kỹ thuật mà dự án đề 
• Nêu rõ ý niệm và mục đích của dự án ngay từ bước đầu tiên và đảm bảo đội phát triển phần mềm hiểu được yêu cầu đặt ra cho các công năng.

1.3. Hoàn toàn phó thác việc kiểm soát đầu ra cho đội outsource

Suy nghĩ chung hay cho rằng đơn vị gia công phần mềm cũng cần kiểm soát chất lượng sản phẩm của họ. Thực tế thì một công ty có thể thuê nhóm outsource làm phần mềm cho mình, nhưng điều đó không bao gồm trách nhiệm kiểm tra đầu ra. Vì vậy họ nên chủ động có các biện pháp sau:

• Vạch định các tiêu chí xoay quanh việc triển khai phần mềm (có thể bao gồm những đơn vị tính thời gian và chất lượng)
• Kiểm tra quy trình testing sản phẩm
• Sử dụng hệ thống phát hiện bug để giám sát việc kiểm tra sản phẩm (Jira, Monday hoặc Backlog)

Bên cạnh những biện pháp trên, kế hoạch rà soát tiến trình công việc và testing nên được bàn kĩ với các nhóm làm việc. Chất lượng sản phẩm cần được đánh giá kỹ càng trước ngày ra mắt.

1.4. Chất lượng code không đảm bảo

Điều gì sẽ xảy ra nếu công ty thuê outsource chấp nhận sử dụng những dòng code thuộc về quy trình của đơn vị nhận dự án? Họ sẽ bị ràng buộc vì đối tác của mình là người duy nhất hiểu quá trình vận hành, và không còn cơ hội để hợp tác với ai khác. Vì vậy cần đảm bảo rằng nhóm outsource:

• Tuân theo chuẩn quy ngành (vd: Chuẩn ISO)
• Tuân theo chuẩn quy code (vd: MISRA, CERT)
• Dùng các biện pháp theo dõi để đảm bảo quy trình code diễn ra đạt chuẩn
• Thường xuyên ghi chép quá trình và đối chiếu với mã nguồn

1.5. Rò rỉ thông tin mật

Rò rỉ thông tin có thể diễn ra trong bất kì giai đoạn làm việc nào, cần đảm bảo đơn vị nhận outsource sẽ:

• Ký thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA)
• Tuân theo Luật Sở hữu Trí tuệ 
• Chỉ sử dụng các phần mềm hợp pháp và thường xuyên cập nhật
• Lưu tất cả mã nguồn trên server nội bộ và chỉ cho phép truy cập thông qua VPN hoặc mạng riêng tư

Bằng việc lựa chọn đúng đơn vị outsource phần mềm, chủ dự án có thể tránh nhiều rủi ro không đáng có và đạt được nhiều lợi ích sẽ được đề cập sau đây. Thông tin được dựa trên khảo sát về outsource trên toàn cầu của Deloitte.

2. 05 lợi ích khi thực hiện IT Outsourcing

2.1. Tiết kiệm chi phí

Thuê nhân công làm phần mềm từ bên thứ ba giúp doanh nghiệp đạt chất lượng đầu ra tốt với mức giá rẻ hơn so với đội ngũ nội bộ.

Vào năm 2019, tờ New York Times đã đăng tải một báo cáo của OnContracting cho thấy việc thuê ngoài thay cho nhân viên toàn thời gian giúp các công ty tiết kiệm 100,000 đô la Mỹ/năm/dự án.

2.2. Linh động trong công việc

Đa phần các công ty làm outsource thường nhận nhiều dự án cùng một lúc và có đội ngũ nhân viên đông đảo, điều này sẽ mang lại lợi ích. Ví dụ như một dự án thiết kế ứng dụng chat voice giống Clubhouse cho iOS. Công ty sẽ outsource việc cho một đội gồm 5 chuyên gia (quản lý dự án, người thiết kế, lập trình viên iOS, lập trình viên backend và người kiểm tra sản phẩm).

Sau hàng nghìn giờ làm việc, ứng dụng trở nên được ưa chuộng như Clubhouse. Tiếp đó công ty cần đến ít nhất một lập trình viên Android để nhân mô hình ra nền tảng khác. Khi làm việc với một đơn vị chuyên nhận outsource, sẽ luôn đảm bảo có sẵn nhân lực với kỹ năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, cho dù chuyên môn giữa các dự án có khoảng cách như nào đi nữa.

2.3. Tốc độ triển khai sản phẩm ra thị trường

Môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay đồng nghĩa với những yêu cầu gắt gao trong tốc độ phát hành một sản phẩm, nó giúp  mang lại doanh thu và vị thế cho doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất có thể, một vài yếu tố góp phần tạo nên điều này là:

• Thuê một đội ngũ thành thạo các quy trình làm nghề chuẩn
• Đội ngũ IT am hiểu đúng phân khúc sản phẩm
• Lược bỏ các phần tuyển dụng và đào tạo có thể gây mất thời gian

Dưới đây là một vài ví dụ minh chứng cho thành công của các công ty tận dụng đúng đắn 3 điều kiện kể trên:

• Nền tảng thương mại điện tử Fab đã đạt 250 triệu đô la doanh thu trong vòng 2 năm nhờ outsource dự án ra bên ngoài
• Alex Turnbull, nhà sáng lập Groove đã đề ra dự án outsource ứng dụng cần triển khai trong vòng 4 tháng. 3 năm sau, doanh thu của Groove đã là 5 triệu đô.
• Để thu về 630 triệu đô trong năm 2020, Slack đã thuê đơn vị outsource từ bên ngoài trong giai đoạn đầu của dự án và cải tổ hệ thống website, ứng dụng di động trong 6 tháng. 

2.4. Cơ hội làm việc với những chuyên gia

Như một lẽ tất yếu, tìm đúng nhân tài trong các lĩnh vực công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy, thực tế ảo sẽ giúp các dự án đạt hiệu quả cao. Dù công việc có phức tạp đến đâu, trong thời kì bùng nổ của thị trường, gần như sẽ luôn có những đơn vị gia công có đủ kinh nghiệm đảm nhận yêu cầu của bất kì bên tuyển dụng nào.

Khi IKEA quyết định làm ứng dụng IKEA Place, họ không hề có đội ngũ làm web hay ứng dụng di động. Ý tưởng là người dùng có thể bố trí nội thất trong môi trường ảo để tham khảo thiết kế phòng, tức là công nghệ thực tế ảo. Vào năm 2017 khi đó, đây là loại công nghệ đột phá cần nhờ đến kỹ năng của các chuyên gia. IKEA đã nhờ đến một công ty với 6 năm thâm niên trong cùng lĩnh vực và nhận về một ứng dụng di động hoàn chỉnh chỉ trong 9 tuần. 

Hợp tác với một đơn vị gia công phần mềm nhanh nhẹn cũng đồng nghĩa với:

• Những thay đổi bất ngờ được đáp ứng nhanh
• Giải pháp sớm được đưa ra
• Ưu thế cạnh tranh
• Hợp đồng ngắn hạn mà linh hoạt

Sau khi nắm bắt được các mặt lợi-hại trong việc outsource gia công phần mềm. Tiếp theo là tìm một khởi điểm để bắt đầu outsource dự án, cách tốt nhất là xác định mô hình outsource nào sẽ phù hợp nhất cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

3. 03 mô hình outsource & gia công phần mềm: ưu và nhược điểm

Việc outsource dự án cho công ty bên ngoài tưởng chừng như chỉ đơn giản trong chi trả phí. Nhưng cách trao đổi và thỏa thuận giá còn phụ thuộc vào tính chất công việc, thời gian có thể cam kết và ngân sách. Vậy có những mô hình outsource nào để doanh nghiệp có thể lựa chọn dựa trên các yêu cầu của mình

3.1. Giá niêm yết (Fixed-Cost)

Hình thức này dành cho các dự án có thời gian và yêu cầu cụ thể. Công ty chủ quản và bên thứ ba cần đề ra những điều khoản rõ ràng trong hợp đồng. Công việc từ A đến Z sẽ hoàn toàn do bên gia công đảm nhiệm, đổi lại là cam kết giữ nguyên giá trong suốt thời gian ấy. Hợp đồng niêm yết giá cũng có nghĩa là không được bổ sung thêm bất kỳ phụ lục nào.

3.2. Thời gian và công sức (Time & Materials)

Đối với các dự án lâu dài, việc xác định thành bại trong thời gian ban đầu là điều tương đối khó khăn. Doanh nghiệp cần hiểu rằng thay đổi sẽ là một phần tất yếu trong đó. Để đương đầu với bài toán này, đôi bên cần ký một hợp đồng linh hoạt trong thời gian và công sức, cho phép đưa vào bất kì thay đổi nào liên quan đến yêu cầu kỹ thuật, ở bất cứ giai đoạn nào và chi phí trả chỉ dựa trên thời gian cùng công sức mà đội gia công bỏ ra.

3.3. Nhóm chuyên môn (Dedicated Team)

Đa phần, để thực hiện một dự án lâu dài với các yêu cầu phức tạp sẽ cần đến một đội ngũ gia công ngay trong nội bộ công ty. Nhờ đó doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát tiến độ công việc. Nhưng sẽ ra sao nếu trình độ của kỹ sư không đủ đáp ứng điều này, và người giám sát không có đủ thời gian để truy tìm thêm tài năng? Đó là lúc sự thành lập các nhóm chuyên môn phát huy tác dụng.

Công ty chủ quản sẽ liên hệ với bên nhận outsource để nhờ tổng hợp đội ngũ gồm các chuyên gia đạt đủ tiêu chí đề ra. Cũng như bất kì đội “in-house” nội bộ nào, nhóm này chỉ tập trung hoàn toàn cho một dự án và sẽ được trả lương hàng tháng cho mỗi người, bao gồm cả phí dịch vụ cho công ty làm outsource. Quyền giám sát dự án và số nhân lực hoàn toàn vẫn do bên thuê quyết định.

3.4. So sánh các cách lựa chọn mô hình outsource:

4. 08 bước để outsource phần mềm hiệu quả

4.1 Xác định mục tiêu và các yêu cầu

Các yêu cầu cho dự án cần được xác định rõ ràng nhất có thể, điều này giúp nhóm lập trình hiểu nhiệm vụ của mình.

4.2 Chọn ra những quốc gia tốt nhất cho việc outsource

Có ba lựa chọn chính là các đối tác onshore (cùng quốc gia với công ty chủ quản), nearshore (nước láng giềng) và offshore (nước ở múi giờ khác). Bài toán tiếp theo sẽ là chọn một đơn vị cụ thể từ danh sách đó.

4.3 Tìm đối tác phù hợp nhất trong nước đã chọn

Các công cụ như Clutch, GoodFirms và Upwork rất hữu ích trong việc đưa ra các thông tin về những đối tác outsource tiềm năng, ví dụ như:

• Trình độ chuyên môn
• Danh sách dự án
• Nhận xét của khách hàng
• Đánh giá
• Giải thưởng
• Số năm kinh nghiệm

4.4 Chọn ra 3 đến 5 đối tác tiềm năng 

Dựa vào các công cụ hỗ trợ kể trên kèm theo lựa chọn khách quan, hãy liệt kê từ 3 đến 5 cái tên để liên lạc.

4.5 Lựa chọn đơn vị tốt nhất

Cách an toàn nhất để chọn ra đối tác outsource phù hợp là giao họ một công việc nhỏ trước khi triển khai toàn bộ dự án. Việc đó có thể là thiết kế logo, trang chủ hoặc chân dung khách hàng để đánh giá mức độ sẵn sàng hợp tác chính thức.

4.6 Ký hợp đồng

Soạn hợp đồng đề ra những điều khoản mà đôi bên đều thấy hài lòng. Các văn bản thường thấy nhất quanh một dự án outsource phần mềm là:

• SLA (Cam kết chất lượng dịch vụ)
• SRS (Tài liệu đặc tả yêu cầu)
• SOW (Bảng kê công việc)
• NDA (Thỏa thuận bảo mật thông tin)

4.7 Theo dõi tiến trình dự án

Trước khi đơn vị nhận outsource bắt tay vào làm việc, có đôi điều cần lên kế hoạch cụ thể như:

• Lịch họp trực tuyến
• Lịch kiểm tra tiến độ định kì
• Ngân sách ước lượng cho dự án

Các yếu tố trên xoay quanh việc theo dõi tiến độ công việc hiệu quả và đảm bảo rằng các kết quả đều đạt theo những điều khoản đã đề ra trong hợp đồng, nâng cao chất lượng dự án.

4.8 Chi phí outsource gia công phần mềm

Bên cạnh đó là một vài dữ liệu về các quốc gia có đông đảo lực lượng outsource gia công phần mềm:

• Khảo sát của HackerRank năm 2016 trên 50 quốc gia có đội ngũ lập trình viên tốt nhất.
• Biểu đồ năm 2020 của TopCoder cho biết chất lượng chuyên môn của kỹ sư công nghệ trên 28 nước.
• Dữ liệu năm 2019 của Kearney Global Services Location Index so sánh thông tin về outsource phần mềm giữa các khu vực dựa trên bốn phân loại: Chi phí, trình độ và nhân lực, môi trường làm việc, tương tác trực tuyến.

Sự thành bại của một dự án phần nhiều sẽ nằm trong tay những đối tác outsource công nghệ này, hãy đảm bảo mọi yếu tố cần thiết đã được cân nhắc trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng.