3 Giai Đoạn Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Cần Biết

Ngày nay, chuyển đổi số đã trở nên thiết yếu đối với các doanh nghiệp để duy trì tính cạnh tranh trong bối cảnh công nghệ luôn thay đổi. “Chuyển đổi hay là chết” có thể tóm tắt một cách hoàn hảo tầm quan trọng đối với các công ty trong việc thích ứng với chuyển đổi số. 

Trong những năm gần đây, chúng ta đã chứng kiến sự chuyển đổi nhanh chóng trong thế giới kinh doanh, với nhiều công ty áp dụng các công nghệ mới để hợp lý hóa hoạt động và cải thiện lợi nhuận của họ. Mặt khác, cũng có những doanh nghiệp thất bại trong việc chuyển đổi số hoặc không đạt được kỳ vọng như mong đợi. 

Lý do là vì không có con đường tắt nào cho việc chuyển đổi số. Các doanh nghiệp đều cần trải qua 3 giai đoạn chuyển đổi số, và chỉ có những công ty biết mình đang ở đâu trên lộ trình này mới có thể đạt được thành công và phát triển mạnh mẽ hơn. 

Trong bài viết này, hãy cùng Savvycom tìm hiểu về 3 giai đoạn chuyển đổi số và trả lời câu hỏi doanh nghiệp cần làm gì trong mỗi giai đoạn để đạt được thành công. 

I – Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số? 

Chuyển đổi số là sự tích hợp của công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp. Chuyển đổi số thay đổi cách thức hoạt động của một tổ chức. Các hệ thống, quy trình làm việc và văn hóa đều là một phần của quy trình này. Sự chuyển đổi này ảnh hưởng đến từng cấp độ của một tổ chức và tập hợp dữ liệu giữa các khu vực để làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. 

Nhìn chung, đa số doanh nghiệp hiện nay đã ý thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số. Nhiều doanh nghiệp đã hoàn thiện chuyển đổi số nội bộ và áp dụng những công nghệ tiên tiến nhất để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh. 

Dưới đây là một vài dữ liệu về tình hình chuyển đổi số trên toàn cầu mà bạn nên biết. 

• Theo Gartner, 91% doanh nghiệp đang tham gia vào một số hình thức sáng kiến kỹ thuật số và 87% lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp cho biết số hóa là ưu tiên hàng đầu.  
• Trong Hướng dẫn Chuyển đổi Kỹ thuật số Nửa năm Toàn cầu của IDC, các chuyên gia nhấn mạnh rằng chi tiêu trên toàn thế giới cho các công nghệ và dịch vụ hỗ trợ chuyển đổi kỹ thuật số sẽ đạt 2,3 nghìn tỷ USD vào năm 2023.  
• Theo Statista, đến năm 2026, chi tiêu cho chuyển đổi kỹ thuật số toàn cầu được dự báo sẽ đạt 3,4 nghìn tỷ USD.  
• Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF) gợi ý rằng giá trị của chuyển đổi kỹ thuật số đối với xã hội và ngành công nghiệp có thể đạt 100 nghìn tỷ USD vào năm 2025.  
• Theo khảo sát của Deloitte, 60% giám đốc điều hành tin rằng đại dịch COVID-19 đã đẩy nhanh quá trình chuyển đổi kỹ thuật số và 62% tin rằng nó sẽ tiếp tục là ưu tiên hàng đầu trong hai năm tới. 

II – Lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp 

Đối với nhiều công ty, động lực chuyển đổi kỹ thuật số có liên quan đến chi phí. Di chuyển dữ liệu sang Cloud giúp giảm chi phí vận hành. Nó giúp doanh nghiệp loại bỏ chi phí phần cứng và phần mềm, đồng thời nhân viên của họ sẽ có thêm thời gian để hoàn thiện các dự án khác. 

1. Chuyển đổi trải nghiệm người dùng 

Khách hàng có kỳ vọng cao về trải nghiệm kỹ thuật số. Người tiêu dùng đã quen với việc có vô số lựa chọn, giá thấp và giao hàng nhanh. Trải nghiệm khách hàng (CX) là chiến trường mới của các thương hiệu. Accenture nhận định CX “đã nổi lên như một động lực chính cho tăng trưởng kinh doanh bền vững.” 

Vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển đổi để hướng tới mang lại trải nghiệm đa kênh liền mạch, hoàn thiện hơn cho khách hàng. Nếu làm được điều này, doanh nghiệp có thể nâng doanh thu lên hàng tỷ đô mỗi năm.  

2. Dữ liệu để thấu hiểu khách hàng 

Dữ liệu có thể là chìa khóa để cho phép doanh nghiệp hiểu hơn về khách hàng. Bằng cách hiểu rõ hơn về khách hàng của mình và nhu cầu của họ, bạn có thể xây dựng một chiến lược kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm. Sử dụng cả dữ liệu có cấu trúc (thông tin khách hàng cá nhân) và dữ liệu phi cấu trúc, chẳng hạn như số liệu truyền thông xã hội, những thông tin chi tiết này có thể giúp thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. 

Dữ liệu cho phép các chiến lược cung cấp nội dung phù hợp, được cá nhân hóa và linh hoạt hơn. 

3. Phối hợp tốt hơn giữa các phòng ban 

Chuyển đổi kỹ thuật số tạo ra một cơ hội tuyệt vời cho sự thống nhất và cộng tác trong toàn tổ chức bằng cách xây dựng nó trên sự phù hợp kỹ thuật số. Quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra suôn sẻ và liền mạch khi mọi người đều hướng tới một mục đích chung. 

4. Cải thiện sự linh hoạt và sáng tạo của doanh nghiệp 

Chuyển đổi kỹ thuật số giúp các tổ chức trở nên linh hoạt hơn. Nói cách khác, doanh nghiệp có thể tăng cường sự linh hoạt của mình bằng chuyển đổi kỹ thuật số để cải thiện tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường và áp dụng các chiến lược Cải tiến liên tục (CI). Điều này cho phép đổi mới và thích ứng nhanh hơn đồng thời cung cấp một lộ trình chuẩn để cải tiến. 

5. Mang lại lợi thế cạnh tranh 

Chuyển đổi kỹ thuật số cho phép các doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới, mở rộng sang các thị trường mới, đồng thời nâng cao hiểu biết và dịch vụ khách hàng. Nó cũng giúp các công ty tạo ra nguồn doanh thu mới bằng cách cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ công nghệ đổi mới. 

6. Giảm thiểu chi phí 

Chuyển đổi kỹ thuật số giúp giảm chi phí kinh doanh bằng cách tự động hóa quy trình, giảm lãng phí và tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng. Điều này dẫn đến tiết kiệm chi phí có thể được tái đầu tư vào doanh nghiệp hoặc chuyển cho khách hàng. Theo một nghiên cứu của McKinsey, các công ty hoàn toàn ứng dụng chuyển đổi số có thể giảm tới 50% chi phí. 

III – 3 giai đoạn chuyển đổi số doanh nghiệp cần nắm rõ 

Chuyển đổi số là một lộ trình với 3 giai đoạn – Số hóa thông tin (Digitization); Số hóa quy trình (Digitalization); Số hóa toàn diện/Chuyển đổi số (Digital transformation). 

1. Giai đoạn 1: Số hóa thông tin 

Số hóa có nghĩa là chuyển đổi hồ sơ và thông tin phi kỹ thuật số thành định dạng kỹ thuật số. 

Nói một cách đơn giản, đó là việc quét các tài liệu, thông tin dưới dạng giấy để lưu trữ trên hệ thống máy tính hoặc các tệp điện tử như Excel hoặc PDF. 

Bằng cách này, dữ liệu kinh doanh sẽ được tập hợp và lưu trữ tập trung để quá trình tra cứu dễ dàng hơn. Do dữ liệu ít nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ khá phù hợp với việc số hóa thông tin. Giai đoạn này là nền tảng để thực hiện các bước tiếp theo trong hành trình chuyển đổi số. 

Tips: Số hóa là bước khởi đầu tốt đẹp của chuyển đổi số. Nhưng thách thức của giai đoạn này ít hơn trong việc tiếp nhận các bit và byte, mà nhiều hơn trong việc biết phải làm gì với dữ liệu. Vì vậy, nếu các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn chuyển sang giai đoạn tiếp theo thì một chiến lược kinh doanh rõ ràng là vô cùng quan trọng và cần thiết ngay từ đầu. 

2. Giai đoạn 2: Số hóa quy trình 

Giai đoạn tiếp theo sau khi hoàn thành số hóa thông tin là số hóa quy trình. Giai đoạn số hóa này bao gồm việc chuyển đổi các quy trình hoặc tương tác thành bản thể kỹ thuật số tương ứng của chúng. 

Ở giai đoạn này, các công ty hiểu rõ hơn về sức mạnh của công nghệ, bắt đầu tổ chức lại và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số. Giai đoạn này cũng cần đầu tư nhiều hơn vào con người, đào tạo lại họ để sử dụng các quy trình kỹ thuật số. Các ví dụ bao gồm các dịch vụ giám sát thiết bị tự động, hội nghị từ xa, v.v. 

Sự khác biệt chính giữa 2 giai đoạn số hóa là giai đoạn trước liên quan đến thông tin còn giai đoạn 2 đề cập đến quy trình và con người. Tuy nhiên, mô hình kinh doanh vẫn giữ nguyên trong hai giai đoạn này. 

Tips: Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ thực tế hơn khi tìm hiểu giai đoạn số hóa, khi xem xét khả năng chi trả, bảo mật và khả năng thích ứng. Nếu bạn vẫn muốn hướng đến giai đoạn cuối để đạt được sự tăng trưởng chuyển đổi, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị một chiến lược chuyển đổi kinh doanh rõ ràng để bạn biết cách dữ liệu và công nghệ có thể giúp bạn đạt được điều đó. 

3. Giai đoạn 3: Chuyển đổi toàn diện 

Chuyển đổi kỹ thuật số đề cập đến quá trình chuyển đổi kinh doanh mang tính đổi mới và đột phá, trong đó các quyết định chiến lược được đưa ra với sự hỗ trợ của công nghệ kỹ thuật số. 

Ở giai đoạn này, các công ty có thể tận dụng tốt tư duy thiết kế lấy khách hàng làm trung tâm để khai thác những hiểu biết sâu sắc về khách hàng và sau đó tăng cường sự tham gia của khách hàng. Họ tập trung vào việc đổi mới cách tiếp cận kinh doanh tổng thể để xây dựng lợi thế cạnh tranh chiến lược và đạt được mức tăng trưởng cao bền vững. 

Sự khác biệt lớn nhất giữa giai đoạn thứ ba và hai giai đoạn đầu tiên là chuyển đổi kỹ thuật số bắt đầu từ chuyển đổi kinh doanh, thay vì công nghệ. 

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể lựa chọn rất nhiều công nghệ mới và tiên tiến để phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mình như: Big Data, IoT, AI, ERP, Oracle, …

Tips: Doanh nghiệp cần kế hoạch dài hạn cho lộ trình chuyển đổi số. Không chỉ ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn gắn kết nó với mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố để thực hiện chuyển đổi số thành công. 

• Ý chí của nhà lãnh đạo trong thúc đẩy chuyển đổi số.
• Sự tham gia của tất cả các bộ phận, đơn vị vào chuỗi giá trị. 
• Các nguồn lực cần thiết cho chuyển đổi kỹ thuật số. 

IV – Những yếu tố cần cân nhắc trước khi chuyển đổi số 

Trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi kỹ thuật số, bạn cần lưu ý rằng đó vẫn là một quá trình phức tạp và nhiều mặt. Khi bắt tay vào cuộc hành trình này, hãy cân nhắc những điều sau: 

• Xác định mục tiêu và mục tiêu rõ ràng 

Trước hết, các công ty hoặc chủ doanh nghiệp nên xác định các mục tiêu và mục tiêu cụ thể mà họ hy vọng đạt được thông qua chuyển đổi kỹ thuật số, chẳng hạn như tăng hiệu quả, cải thiện trải nghiệm của khách hàng hoặc nguồn doanh thu mới. 

• Tiến hành đánh giá doanh nghiệp 

Bạn cần đánh giá cơ sở hạ tầng, quy trình và tất cả các hệ thống hiện có của donah nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tài nguyên quý giá. 

• Tìm hiểu về lịch trình chuyển đổi 

Hãy hỏi đối tác IT của bạn, nếu bạn đang làm việc với một đối tác, để biết lịch trình các bước bạn cần hoàn thành trong quá trình chuyển đổi số. 

• Tìm hiểu về các công nghệ ứng dụng 

Tập trung vào những công nghệ bạn thực sự cần. Đầu tư vào các giải pháp công nghệ phù hợp để hỗ trợ quá trình của bạn. Đây có thể là giải pháp dựa trên cloud, ML, AI, công cụ tự động hóa, v.v. 

• Chú trọng yếu tố con người 

Hãy quan tâm đến nhân viên của bạn. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nắm được lộ trình chuyển đổi chung và mục đích chuyển đổi số. Tổ chức đào tạo cho nhân viên nếu quá trình chuyển đổi của bạn cần thêm một số kỹ năng từ họ. Điều này có thể giúp xây dựng một lực lượng lao động kiên cường và dễ thích nghi hơn. 

• Luôn theo sát quá trình 

Bạn cần thường xuyên đo lường và theo dõi tiến độ chuyển đổi. Thiết lập các chỉ số và KPI của riêng bạn để theo dõi tiến độ và đo lường tác động của các nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số.