4 Điều Cần Biết Về Tích Hợp Hệ Thống: Khái Niệm, Ưu Điểm, Phân Loại, Cách Tiếp Cận

Để tăng hiệu suất, nâng cao hiệu quả và hợp lý hóa mọi quy trình của một doanh nghiệp, việc tích hợp hệ thống là cần thiết, đặc biệt là khi công ty ngày càng mở rộng, có thêm nhiều quy trình phức tạp hơn. Vậy làm thế nào để tích hợp hệ thống một cách hiệu quả khi hiện nay có rất nhiều loại tích hợp hệ thống khác nhau?

Trong bài viết này, Savvycom sẽ giải đáp những điều bạn cần biết về tích hợp hệ thống, từ định nghĩa, các loại hình tích hợp khác nhau đến các bước để tích hợp hệ thống. Từ đó, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình để vận hành hiệu quả hơn.

I. Tích Hợp Hệ Thống: Định Nghĩa Và Ưu Điểm

Tích hợp hệ thống hay còn được gọi là SI (System Integration), là việc tích hợp nhiều hệ thống con với nhiều chức năng riêng lẻ thành một hệ thống lớn, thống nhất các chức năng nhỏ lẻ, cho phép tất cả các hệ thống có thể hoạt động đồng thời. Nói cách khác, đây là một hệ thống cộng sinh có thể đáp ứng và phục vụ mọi chức năng theo yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống lớn này có thể hoàn thành mọi công việc mà các hệ thống nhỏ lẻ có thể làm.

Tích hợp hệ thống đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: 

• Tăng hiệu quả công việc: Việc tích hợp hệ thống giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn, nâng cao hiệu suất, và chất lượng hoạt động. Khi tích hợp các hệ thống nhỏ lẻ khác nhau trong một tổ chức, các bộ phận sẽ tốn ít thời gian và công sức hơn để chia sẻ thông tin hay cùng giải quyết một công việc. Ví dụ doanh nghiệp có thể kết hợp các hệ thống để theo dõi kho hàng, quản lý đơn hàng và khách hàng một cách hiệu quả và chính xác nhất. 
• Dữ liệu chính xác hơn: Dữ liệu được cập nhật đồng thời trên toàn bộ hệ thống, giúp các phòng ban có thể truy cập và theo dõi dữ liệu một cách thống nhất.
• Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh hơn: Bạn không cần phải thu thập dữ liệu trên các hệ thống khác nhau. Với việc tích hợp hệ thống, bạn sẽ có một cái nhìn toàn diện về tất cả thông tin trên một kho lưu trữ. Từ đó các quyết định có thể đưa ra một cách nhanh chóng hơn. 
• Tiết kiệm chi phí: Việc tích hợp hệ thống thường tiết kiệm chi phí hơn so với việc thay thế các hệ thống nhỏ lẻ thành một hệ thống mới.

II. Phân Loại Tích Hợp Hệ Thống

Dưới đây là một vài loại tích hợp hệ thống phổ biến có thể đáp ứng nhiều loại mô hình kinh doanh khác nhau:

1. Tích Hợp Hệ Thống Kế Thừa (Legacy system integration)

Tích hợp hệ thống kế thừa là quy trình tích hợp các ứng dụng hiện đại vào các hệ thống lâu đời hiện có.

Nhiều công ty vẫn đang vận hành dựa trên các hệ thống lâu đời mà không thể thay thế vì những hệ thống này rất quan trọng với các công việc và vận hành hàng ngày của doanh nghiệp. Vậy thay vì loại bỏ, các công ty hiện đại hóa chúng bằng việc kết hợp các ứng dụng mới và hiện đại vào những hệ thồng này.

Trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp và tổ chức đang phải đối mặt với thách thức tích hợp các hệ thống kế thừa đã sử dụng từ trước để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong quản lý thông tin.

2. Tích Hợp Ứng Dụng Doanh Nghiệp (EAI)

EAI là tích hợp các hệ thống nhỏ lẻ khác nhau trong một môi trường doanh nghiệp.

Khi phát triển, công ty sẽ có nhiều ứng dụng và hệ thống để hợp lý hóa các quy trình trong vận hành. Các ứng dụng này thường hoạt động riêng rẽ và tích lũy một khối lượng dữ liệu khổng lồ một cách riêng biệt. Tích hợp ứng dụng doanh nghiệp (EAI) đưa tất cả các chức năng vào một chuỗi kinh doanh và tự động hóa việc trao đổi dữ liệu theo thời gian thực giữa các ứng dụng khác nhau.

Tích hợp hệ thống ứng dụng doanh nghiệp là một xu hướng ngày càng phổ biến tại Việt Nam. Theo một khảo sát của Công ty nghiên cứu thị trường Cimigo, tính đến cuối năm 2020, khoảng 80% doanh nghiệp tại Việt Nam đã tích hợp các ứng dụng trong hệ thống của mình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý.

3. Tích Hợp Hệ Thống Của Bên Thứ Ba (Third-party system integration)

Loại tích hợp hệ thống này giúp doanh nghiệp mở rộng chức năng của hệ thống hiện có và tối ưu hóa quy trình công việc.

Tích hợp các công cụ của bên thứ ba là một lựa chọn tuyệt vời khi doanh nghiệp của bạn cần chức năng mới nhưng không đủ khả năng phát triển phần mềm tùy chỉnh hoặc không có thời gian chờ đợi các tính năng được xây dựng từ đầu.

Thông qua việc tích hợp các ứng dụng, giao diện, hoặc API của các hệ thống bên thứ ba, doanh nghiệp có thể tận dụng các dịch vụ và chức năng sẵn có để nâng cao khả năng cạnh tranh và cung cấp giải pháp toàn diện hơn cho khách hàng.

4. Tích Hợp Giữa Doanh Nghiệp Với Doanh Nghiệp 

Đây là loại tích hợp hệ thống kết nối giữa hai hay nhiều tổ chức.

Tích hợp giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc B2B giúp tự động hóa các giao dịch và trao đổi tài liệu giữa các công ty. Nó dẫn đến sự hợp tác và giao dịch hiệu quả hơn với các nhà cung cấp, khách hàng và đối tác.

Việc tích hợp giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp thường bao gồm việc sử dụng các giao thức và tiêu chuẩn như Electronic Data Interchange (EDI), API (Application Programming Interface), Web Services và các công nghệ khác để chia sẻ dữ liệu và thông tin giữa các hệ thống. Các hệ thống ERP, SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management) và e-commerce thường được tích hợp để tạo ra một hệ thống liên kết toàn diện.

Tích hợp B2B đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình chuỗi cung ứng tại Việt Nam. Các doanh nghiệp có thể tích hợp hệ thống quản lý nhà cung cấp, quản lý đơn hàng, quản lý vận chuyển và quản lý kho để nâng cao khả năng giao hàng đúng hẹn, quản lý tồn kho và tối ưu hóa hiệu suất toàn bộ chuỗi cung ứng.

Tích hợp giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp cũng có thể áp dụng cho việc tích hợp các dịch vụ tài chính như thanh toán, chuyển khoản, bảo hiểm và quản lý tài chính. Việc tích hợp các hệ thống tài chính giữa các doanh nghiệp tạo ra sự thuận tiện, an toàn và hiệu quả trong quy trình tài chính và giao dịch.

III. Các Cách Tiếp Cận Tích Hợp Hệ Thống

Tích hợp hệ thống có thể được tiếp cận thông qua các mô hình kiến ​​trúc khác nhau, tùy thuộc vào số lượng và tính chất của các thành phần cần được kết nối.

1. Mô Hình Điểm-Điểm

Tích hợp điểm-điểm (P2P) là một kênh trong đó mọi hệ thống được kết nối trực tiếp với tất cả các hệ thống và ứng dụng khác mà nó cần để hoạt động song song và chia sẻ thông tin mà không cần trung gian. Mô hình này có thể được thực hiện thông qua API, webhook hoặc mã tùy chỉnh.

Với kết nối điểm-điểm, dữ liệu được trích xuất từ ​​một hệ thống, được sửa đổi hoặc định dạng, sau đó được gửi đến hệ thống khác. Mỗi ứng dụng thực hiện tất cả logic để dịch, chuyển đổi và định tuyến dữ liệu, có tính đến các giao thức và mô hình dữ liệu được hỗ trợ của các thành phần tích hợp khác

• Ưu điểm: Mô hình điểm-điểm là một cách tiếp cận tích hợp hệ thống đơn giản và trực tiếp để giao tiếp giữa các hệ thống
• Nhược điểm: Khó mở rộng quy mô và việc quản lý tất cả các tích hợp trở nên khó khăn hơn khi số lượng ứng dụng tăng lên.

2. Mô Hình Xe Buýt Dịch Vụ Doanh Nghiệp (ESB)

ESB – Enterprise Service Bus là việc tạo ra một hệ thống con chuyên dụng riêng biệt, hoạt động như một lớp giao diện người dùng chung kết nối các hệ thống con khác. ESB có thể được mô tả như một tập hợp các dịch vụ phần mềm trung gian kết dính nhiều hệ thống, hay là một trung tâm lưu trữ và quản lý các luồng thông tin giữa các hệ thống, đồng thời cũng cung cấp thêm các chức năng như chuyển đổi dữ liệu, định tuyến và bảo mật.

Trong ESB, mỗi hệ thống được cung cấp một công cụ tích hợp riêng và một bộ điều hợp để dịch một thông báo sang định dạng chính tắc và quay lại định dạng đích được hỗ trợ.

• Ưu điểm: Với EBS, mỗi hệ thống con sẽ được thay thế hoặc thay đổi mà không ảnh hưởng đến chức năng của các hệ thống con khác. Điều này có lợi cho khả năng mở rộng cao, cũng như việc quản lý cũng dễ dàng hơn
• Nhược điểm: Bảo trì và khắc phục sự cố trở nên phức tạp hơn với việc phân bổ các nhiệm vụ tích hợp trên các hệ thống.

3. Mô Hình Hub-and-Spoke

Mô hình Hub-and-Spoke (Trung tâm và nan hoa) là một loại tích hợp hệ thống hiện đại hơn, giải quyết các vấn đề mà mô hình điểm-điểm vẫn còn. Các kết nối giữa tất cả các hệ thống con được xử lý bởi một trung tâm trung tâm (môi giới tin nhắn), vì vậy chúng không giao tiếp trực tiếp với nhau. Trung tâm đóng vai trò là nơi nhận và truyền thông tin giữa các hệ thống khác nhau. Các nan hoa (spoke) kết nối trung tâm với các hệ thống con được quản lý riêng lẻ. 

• Ưu điểm: Mô hình này có khả năng mở rộng cao hơn. Vì mọi hệ thống chỉ có một kết nối đến một trung tâm, nên mọi thứ trở nên tốt hơn về mặt bảo mật và sự đơn giản trong việc vận hành.
• Nhược điểm: Sự tập trung hóa của trung tâm có thể là một điểm yếu trong một mô hình như vậy. Toàn bộ cơ sở hạ tầng phụ thuộc vào một công cụ tích hợp duy nhất có thể trở nên quá tải khi khối lượng công việc tăng lên.

IV. Các Bước Để Tích Hợp Hệ Thống

Biết được những lợi ích mà tích hợp hệ thống có thể mang lại, chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc làm thế nào để tích hợp hệ thống? Dưới đây là những bước quan trọng và căn bản để có thể tích hợp hệ thống một cách hiệu quả:

1. Lập Kế Hoạch Và Đánh Giá Mức Độ Khả Thi

Mọi quy trình tích hợp đều bắt đầu bằng việc đánh giá các hệ thống sẽ được tích hợp và vạch ra một chiến lược thực tế. Liệt kê chính xác về phần mềm hiện tại của bạn và các thông số kỹ thuật của nó, đồng thời xác định tất cả các yêu cầu tích hợp. Ngoài ra, hãy xác định phạm vi của dự án tích hợp, lịch trình và chi phí của nó. Bạn nên bao gồm tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong kế hoạch của mình và cách xử lý chúng.

2. Thiết Kế

Tại đây, bạn chọn một trong các mô hình phổ biến mà chúng tôi đã đề cập ở trên hoặc thiết kế một mô hình tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của bạn. Bạn cũng cần bản thiết kế chi tiết về cách hệ thống sẽ giao tiếp với các hệ thống khác. Giai đoạn rất quan trọng vì nó vạch ra mô hình, phương pháp và quy trình tích hợp nói chung.

3. Thử Nghiệm Và Triển Khai

Hệ thống tích hợp mới được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả các mô-đun tương tác liền mạch với nhau mà không làm mất bất kỳ dữ liệu nào trong quá trình truyền. Sau khi thử nghiệm thành công, hệ thống này sẽ được ứng dụng trong quá trình vận hành. Nên duy trì giai đoạn triển khai ngắn để tránh những thách thức liên quan đến những thay đổi có thể xảy ra trong quá trình tích hợp. Quản lý dự án linh hoạt có thể được áp dụng trong và sau giai đoạn này để giúp công ty điều chỉnh theo bối cảnh thay đổi của các hệ thống tích hợp.

4. Bảo Trì

Không nên bỏ qua việc bảo trì định kỳ trên hệ thống. Nên lập lịch chẩn đoán hiệu suất để đảm bảo rằng tất cả các mô-đun hoạt động hoàn hảo và không có lỗi xảy ra