So Sánh ERP Và ERM: Sự Khác Biệt Căn Bản Và Ứng Dụng Thực Tiễn

Trong bối cảnh kinh doanh số hiện nay, ERP và ERM là hai thuật ngữ nghe có vẻ giống nhau nhưng lại phục vụ cho các chức năng kinh doanh hoàn toàn khác nhau. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết từng khái niệm, cách thức hoạt động, cách chúng bổ sung cho nhau và tại sao không một doanh nghiệp nào có thể bỏ qua bất kỳ hệ thống nào trong số này. Hãy cùng tìm hiểu những điểm khác biệt cơ bản giữa ERM và ERP.

Tổng Quan về ERP vs ERM

Enterprise Resource Planning (ERP): Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và Enterprise Risk Management (ERM): Quản lý rủi ro doanh nghiệp nghe có vẻ tương tự, nhưng chúng phục vụ cho những mục đích hoàn toàn khác nhau trong doanh nghiệp. ERP tập trung vào việc tối ưu hóa hoạt động nội bộ thông qua việc tích hợp và tự động hóa dữ liệu, quy trình và tài nguyên của công ty. Trong khi đó, ERM tập trung vào việc nhận diện, đánh giá và quản lý các rủi ro tiềm ẩn từ môi trường bên ngoài cũng như nội bộ, nhằm bảo vệ doanh nghiệp khỏi những biến động có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và danh tiếng. Việc hiểu rõ ERP vs ERM giúp các doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và ra quyết định chiến lược một cách hiệu quả.

ERP là gì?

ERP, viết tắt của “Enterprise Resource Planning” hay Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là hệ thống phần mềm quy mô lớn được thiết kế để tích hợp và tự động hóa dữ liệu cũng như quy trình kinh doanh trên toàn tổ chức. Các hệ thống ERP hỗ trợ việc lập kế hoạch và quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm:

• Nhân sự
• Tài chính
• Tài sản vật chất (xe tải, máy móc, tòa nhà, v.v.)
• Thông tin (dữ liệu)
• Quan hệ với nhà cung cấp
• Tương tác với khách hàng

Các hệ thống ERP hợp nhất tất cả các yếu tố này thành một nền tảng duy nhất, cho phép dữ liệu được chia sẻ giữa các phòng ban và bộ phận theo thời gian thực. Điều này phá vỡ các silo hoạt động, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn diện và kiểm soát tốt hơn các hoạt động kinh doanh.

Năng lực chủ chốt của ERP

Mặc dù các giải pháp ERP có thể khác nhau giữa các nhà cung cấp, hầu hết các sản phẩm phát triển ERP hiện đại đều bao gồm các tính năng chính sau:

• Cơ sở dữ liệu trung tâm: Nguồn thông tin “đơn nhất” cho toàn bộ tổ chức.
• Ứng dụng tích hợp: Bao gồm các chức năng cốt lõi như kế toán, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, v.v.
• Công cụ phân tích: Các công cụ để trích xuất và phân tích dữ liệu, phát hiện xu hướng và dự báo.
• Tùy chỉnh: Khả năng điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
• Truy cập di động: Nhân viên có thể truy cập ERP thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Lợi ích của ERP

Khoảng 47% các doanh nghiệp trên toàn cầu sử dụng ứng dụng ERP. ERP giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn, hiệu quả hơn và dựa vào dữ liệu để ra quyết định. Những lợi ích chính bao gồm:

• Tăng cường hiển thị thông tin: Dữ liệu thời gian thực trên toàn tổ chức.
• Tự động hóa: Giảm thiểu các quy trình thủ công.
• Tiêu chuẩn hóa: Tạo ra sự nhất quán trong các quy trình kinh doanh.
• Báo cáo và phân tích: Cải thiện khả năng báo cáo và đưa ra các phân tích chi tiết.
• Giảm chi phí vận hành: Tối ưu hóa chi phí hoạt động.
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Cải thiện dịch vụ và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
• Ra quyết định chiến lược: Dựa trên dữ liệu để đưa ra các quyết định thông minh.
• Khả năng mở rộng: Phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.

ERM là gì?

ERM, viết tắt của “Enterprise Risk Management” hay Quản lý rủi ro doanh nghiệp, đề cập đến các chiến lược và công nghệ mà các doanh nghiệp sử dụng để đối phó với sự không chắc chắn và rủi ro. Trong khi ERP tập trung chủ yếu vào hoạt động nội bộ, hệ thống ERM nhìn ra bên ngoài, xác định các sự kiện tiềm ẩn có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hoặc ngăn cản doanh nghiệp đạt được các mục tiêu.

ERM cho phép ban lãnh đạo nhận diện những rủi ro lớn nhất trong ngành và môi trường thị trường, từ đó xây dựng các kế hoạch để tránh hoặc giảm thiểu chúng. Rủi ro có thể đến từ nhiều hình thức như khủng hoảng kinh tế, đại dịch, tội phạm mạng, biến cố khí hậu, xáo trộn chính trị, gián đoạn ngành, hoặc các cú sốc chuỗi cung ứng. Những rủi ro này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến doanh số bán hàng, chất lượng dịch vụ, doanh thu và danh tiếng của doanh nghiệp.

Các thành phần cốt lõi của ERM

Để thực hiện quản lý rủi ro hiệu quả, ERM yêu cầu:

• Xác định rủi ro: Nhận diện các mối đe dọa tiềm ẩn.
• Phân tích rủi ro: Đánh giá mức độ và ảnh hưởng của rủi ro.
• Đánh giá rủi ro: So sánh rủi ro dựa trên tiềm năng gây thiệt hại.
• Xử lý rủi ro: Lập kế hoạch và triển khai các biện pháp giảm thiểu.
• Theo dõi rủi ro: Giám sát liên tục các rủi ro và cập nhật chiến lược khi cần thiết.

Có những nền tảng phần mềm ERM chuyên dụng hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện quá trình này, nhưng công nghệ chỉ là một phần trong việc quản lý rủi ro; văn hóa doanh nghiệp tập trung vào quản lý rủi ro cũng rất quan trọng.

Lợi ích của ERM

ERM giúp doanh nghiệp:

• Phát hiện rủi ro “mù” trước khi chúng trở thành khủng hoảng.
• Mô hình hóa các kịch bản rủi ro khác nhau.
• Định lượng chi phí hoặc thiệt hại tiềm ẩn của các rủi ro.
• Giảm thiểu tổng mức độ rủi ro một cách có hệ thống.
• Phản ứng nhanh chóng với các sự cố.
• Xây dựng khả năng phục hồi cho tổ chức.
• Đạt được mục tiêu bất chấp sự không chắc chắn.

Tầm Quan Trọng Của ERP và ERM 

Không có doanh nghiệp nào có thể bỏ qua ERP hay ERM. Cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong việc:

• Tăng cường khả năng hiển thị toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực
• Phản ứng nhanh chóng với các vấn đề nội bộ
• Nhận diện và giảm thiểu các rủi ro bên ngoài
• Liên tục cải tiến quy trình
• Đảm bảo hiệu suất cao và duy trì sự ổn định
• Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững

Việc mở rộng đầu tư vào ERP kết hợp với ERM là hợp lý đối với các doanh nghiệp lớn. Đối với các startup, tích hợp cả hai yếu tố ngay từ đầu sẽ tạo nền tảng số vững chắc cho quá trình mở rộng nhanh chóng.

Nếu ưu tiên một yếu tố mà bỏ qua yếu tố kia sẽ dẫn đến mất cân bằng giữa khả năng giao hàng và sự ổn định, thì ERP mà không có ERM sẽ để lại những “điểm mù” rủi ro, trong khi ERM mà không có ERP sẽ khiến ban lãnh đạo thiếu dữ liệu đáng tin cậy để hỗ trợ các quyết định giảm thiểu rủi ro.

ERP và ERM cùng cung cấp nền tảng số, giúp doanh nghiệp linh hoạt, bền bỉ và cuối cùng đạt được thành công.

Kết Hợp ERP và ERM 

Mặc dù ERP và ERM nghe có vẻ tương tự, nhưng chúng thực sự bổ sung cho nhau để thúc đẩy sự xuất sắc trong hoạt động và bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro không lường trước.

Sự liên kết qua dữ liệu

Cả ERP và ERM đều dựa vào dữ liệu. ERP tập trung hợp nhất dữ liệu nội bộ, cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh trong quá khứ và hiện tại, trong khi ERM phân tích dữ liệu đó để nhận diện các mẫu, xu hướng và rủi ro tiềm ẩn. ERP cung cấp “đầu vào” cho các phân tích ERM; ERM từ đó có thể phát hiện những điểm yếu mà ERP cần khắc phục, chẳng hạn như sự thiếu đa dạng của nhà cung cấp hoặc sự phụ thuộc quá mức vào một số khách hàng cụ thể.

Tích hợp công nghệ

Các nhà cung cấp hiện nay đang tích hợp ứng dụng ERM vào các giải pháp phát triển ERP của họ hoặc cung cấp sự tương thích giữa hai hệ thống. Điều này giúp luồng dữ liệu được thông suốt, tạo ra một cái nhìn tổng thể về năng lực nội bộ và rủi ro bên ngoài.

Sự đồng nhất về văn hóa

Tư duy quản lý rủi ro (ERM) cần được thấm nhuần vào tất cả các quy trình hỗ trợ ERP, như lập kế hoạch và ngân sách. Khi quản lý rủi ro được tích hợp vào hoạt động, doanh nghiệp sẽ có các “cảm biến” để phát hiện những thay đổi và nhanh chóng thích ứng với điều kiện mới.

Sự Khác Biệt Chính Giữa ERP và ERM

Mặc dù hai hệ thống có tên gọi tương tự, ERP và ERM thực hiện những vai trò rất khác nhau:

ERP tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình nội bộ, trong khi ERM tập trung vào việc nhận diện và quản lý các rủi ro bên ngoài. ERP cung cấp dữ liệu về quá khứ và hiện tại, còn ERM giúp dự đoán tương lai dựa trên những biến động của môi trường kinh doanh.

ERP vs ERM: Các Yếu Tố Cần Xem Xét Khi Triển Khai

Việc triển khai ERP và ERM đòi hỏi phải chú trọng hơn cả phần mềm. Các doanh nghiệp cần tập trung vào:

• Chiến lược dữ liệu: Xác định dữ liệu nào cần được hợp nhất và làm thế nào để sử dụng nó hiệu quả trong quá trình ra quyết định.
• Tích hợp hệ thống: Đảm bảo các hệ thống có thể kết nối liền mạch trong toàn bộ hệ sinh thái công nghệ.
• Chuyển đổi quy trình: Xác định những quy trình nào cần được cải tiến hoặc thay đổi.
• Sự chấp nhận của nhân viên: Làm thế nào để khuyến khích nhân viên sử dụng công nghệ mới và giảm thiểu sự phản kháng.
• Lựa chọn nhà cung cấp: Xác định giải pháp nào phù hợp với nhu cầu về tính năng, tích hợp và ngân sách.
• Phát triển liên tục: Làm thế nào để duy trì và nâng cấp hệ thống theo thời gian để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.

Những dự án triển khai thành công thường được thực hiện bởi các nhóm chức năng chéo, kết hợp các chuyên gia CNTT, lãnh đạo các bộ phận kinh doanh và chuyên gia quản lý rủi ro. Điều này đảm bảo mọi bên liên quan đều có tiếng nói để tối đa hóa mức độ ứng dụng và hiệu quả của hệ thống.

Case Studies: Ứng Dụng Của ERP Và ERM Trong Thực Tiễn

Ngành Tài Chính

Trong bối cảnh một doanh nghiệp ngân hàng toàn cầu gặp phải vấn đề với các hệ thống dữ liệu phân mảnh, khiến việc đánh giá rủi ro và quản lý khách hàng trở nên khó khăn. Khi đó. ngân hàng đã triển khai hệ thống ERP để tập trung hóa dữ liệu và tự động hóa các quy trình kinh doanh, đồng thời tích hợp ERM để phân tích và dự báo rủi ro từ môi trường bên ngoài.

Kết quả:

• Giảm 30% chi phí vận hành nhờ tự động hóa.
• Tăng 25% mức độ tương tác khách hàng qua việc cá nhân hóa dịch vụ.
• Thời gian hoàn vốn chỉ trong 18 tháng nhờ vào hiệu quả cải thiện và tăng doanh thu.

Việc kết hợp ERP và ERM đã giúp ngân hàng có cái nhìn toàn diện về hoạt động nội bộ và rủi ro bên ngoài, từ đó tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.

Ngành Bán Lẻ

Một chuỗi bán lẻ lớn gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu khách hàng từ các kênh bán hàng trực tuyến và trực tiếp, dẫn đến trải nghiệm khách hàng không đồng nhất và mất cơ hội bán hàng. Trong bối cảnh đó, nếu doanh nghiệp tích hợp hệ thống ERP để hợp nhất dữ liệu khách hàng và tự động hóa quy trình, đồng thời triển khai ERM để đánh giá rủi ro từ các yếu tố bên ngoài và điều chỉnh chiến lược marketing theo thời gian thực thì sẽ thu được các kết quả:

Kết quả:

• Tăng 40% điểm số hài lòng khách hàng.
• Doanh số bán hàng trực tuyến tăng 20% nhờ chiến lược marketing dựa trên dữ liệu.
• Giảm 15% chi phí hành chính nhờ tự động hóa và hợp nhất hệ thống.

Việc tích hợp hệ thống ERP và ERM đã mang lại lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp bán lẻ, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy doanh thu.

Ngành Y Tế

Một nhà cung cấp dịch vụ y tế hàng đầu cần cải thiện quy trình quản lý bệnh nhân và giảm gánh nặng hành chính, đồng thời tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về bảo mật dữ liệu.

Do đó, bằng cách triển khai hệ thống ERP để tích hợp dữ liệu bệnh nhân từ các bộ phận khác nhau và tự động hóa lịch hẹn, cùng với ERM để giám sát và dự báo rủi ro, nhà cung cấp y tế đã tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả.

Kết quả:

• Giảm 35% khối lượng công việc hành chính.
• Tăng 20% tỷ lệ theo dõi bệnh nhân, cải thiện kết quả điều trị.
• Giảm 15% rủi ro liên quan đến tuân thủ quy định nhờ vào hệ thống bảo mật và báo cáo tự động.

Sự kết hợp giữa ERP và ERM đã giúp cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định trong ngành y tế.

Những Điểm Chính Cần Ghi Nhớ

Mặc dù hai từ viết tắt có vẻ giống nhau, nhưng ERP và ERM đảm nhiệm những vai trò rất khác nhau – tuy nhiên, đều vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp:

• ERP giám sát các hoạt động, dữ liệu và quy trình nội bộ nhằm tối ưu hóa hiệu quả.
• ERM quét môi trường bên ngoài để nhận diện các mối đe dọa, giúp doanh nghiệp có thể ứng phó hiệu quả.
• ERP cung cấp dữ liệu giao dịch chi tiết về hiệu suất trong quá khứ và hiện tại.
• ERM cung cấp các phân tích rủi ro để mô hình hóa các khả năng trong tương lai.
• ERP tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh nhằm đảm bảo tính ổn định.
• ERM thúc đẩy sự linh hoạt trong việc xử lý những bất định.
• Cả hai đều đòi hỏi cam kết từ toàn bộ tổ chức, không chỉ riêng về phần mềm.
• Các tổ chức hàng đầu triển khai đồng thời ERP và ERM để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu trong khi điều hướng các rủi ro.
• Bỏ qua một trong hai lĩnh vực sẽ khiến doanh nghiệp gặp phải những hạn chế khác nhau. ERP mà không có ERM sẽ để lại các điểm mù, gây nguy cơ cho hoạt động. ERM mà không có ERP có nghĩa là ban lãnh đạo thiếu dữ liệu đáng tin cậy để hỗ trợ các quyết định giảm thiểu rủi ro.

ERP và ERM tạo thành xương sống kỹ thuật số, giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt, bền bỉ và cuối cùng đạt được thành công.

Hợp tác với Savvycom để dẫn đầu xu hướng chuyển đổi số

Savvycom, một công ty phát triển phần mềm hàng đầu tại Việt Nam, mang đến các giải pháp công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả. Liên hệ ngay với Savvycom để được tư vấn và triển khai các giải pháp phù hợp nhất cho hành trình chuyển đổi số của bạn.