Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp: Khái niệm, Vai Trò Và Các Bước Triển Khai

Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, đồng thời ổn định tổ chức, tăng năng suất và đẩy mạnh doanh thu.

Với hệ thống quản lý chặt chẽ, nhà điều hành sẽ có thể yên tâm tập trung vào hoạt động sinh lời đòi hỏi nhiều thời gian, năng lượng, kỹ năng và chuyên môn. Vậy hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì và làm thế nào để xây dựng một hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt? Hãy cùng Savvycom tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là bộ công cụ hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp và hiện thực hóa các chiến lược, chính sách, quy tắc, hướng dẫn,..

1. Thế nào là hệ thống quản lý doanh nghiệp?

Trước khi đi vào phân tích các khía cạnh chi tiết, bạn cần phải tìm được câu trả lời cho câu hỏi “Thế nào là hệ thống quản lý doanh nghiệp?”. Hệ thống quản lý doanh nghiệp là bộ công cụ hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp và hiện thực hóa các chiến lược, chính sách, quy tắc, hướng dẫn, quy trình và thủ tục được sử dụng trong triển khai và thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh và tất cả các hoạt động quản lý liên quan.

Các phương pháp quản lý doanh nghiệp khác nhau sẽ dẫn đến các tư duy và nhận thức khác nhau về hệ thống quản lý doanh nghiệp, có thể chia ra thành:

• Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 (đạt yêu cầu và ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ).
• Hệ thống kiểm soát nội bộ (giảm thiểu các rủi ro).
• Hệ thống sản xuất tinh gọn (lean manufacturing) (tăng năng suất, giảm chi phí, rút ngắn thời gian, tăng sản lượng sản xuất).
• Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (hệ thống quản trị tốt nhất, xử lý nhanh chóng, kịp thời các vấn đề phát sinh, giảm chi phí…)

Có thể thấy quản lý và sử dụng nguồn lực hiệu quả là điều kiện tiên quyết để tạo nên thành công và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Vì thế giải pháp phần mềm ERP đang ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng và sử dụng phổ biến hơn để định hình hệ thống quản lý của mình.

2. Ưu điểm của hệ thống quản lý doanh nghiệp

2.1. Lợi thế cạnh tranh

Không sai khi nói rằng ERP đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, nhưng về lâu dài, doanh nghiệp của bạn có thể sẽ phải chi trả chi phí lớn hơn nếu không đầu tư. Trong khi một số nhà sản xuất chọn cách bám sát các phương pháp đã thành công trong quá khứ, những nhà sản xuất khác lại tìm kiếm giải pháp công nghệ mới.

Với rất nhiều lợi thế hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mà phần mềm cung cấp, người dùng có thể thấy hiệu suất làm việc tại các phòng ban được cải thiện. Việc triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp giúp bạn nổi bật trước đối thủ cạnh tranh vì rủi ro mắc phải những sai lầm trong kinh doanh đã bị giảm bớt.

2.2. Cải thiện hiệu quả quy trình

Một nền tảng ERP loại bỏ các quy trình lặp đi lặp lại và giảm đáng kể nhu cầu nhập thông tin theo cách thủ công, điều này không chỉ cải thiện năng suất người dùng mà còn loại bỏ khả năng dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến sai lầm kinh doanh.

Lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP trong một tổ chức cũng sẽ cải thiện các hoạt động kinh doanh hàng ngày bằng cách hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, giúp công ty thu thập dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn, cho dù họ đang làm việc ở bộ phận nào. Hãy coi ERP như một ‘trợ thủ đắc lực’, được thiết kế để giúp doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, chú ý đến từng chi tiết và giúp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, từ người dùng phần mềm đến khách hàng

2.3. Dự báo chính xác

Phần mềm hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp cung cấp cho người dùng, và đặc biệt là các nhà quản lý, những công cụ họ cần để dự báo chính xác hơn. Điều này giúp người dùng phần mềm và doanh nghiệp nói chung, có cái nhìn tổng quan và lập kế hoạch một cách thích hợp từ hàng tồn kho và bán hàng cho đến tài chính và dịch vụ khách hàng.

Với việc đưa ra dự báo tốt hơn, các doanh nghiệp có thể giảm chi phí kinh doanh một cách hiệu quả, giúp tiết kiệm vốn cũng như chủ động hơn trong công việc quản lý. Do thông tin nội bộ của ERP càng chính xác càng tốt, cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể đưa ra các ước tính thực tế và dự báo hiệu quả hơn.

Chỉ cần đảm bảo rằng Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp mà bạn chọn có thể phát triển cùng với doanh nghiệp

2.4. Bộ phận hợp tác

Không ai muốn điều hành một doanh nghiệp mà bộ phận hoạt động tách biệt nhau. Sự tương tác giữa các bộ phận là một phần quan trọng và rất cần thiết của doanh nghiệp, đặc biệt khi các dự án kinh doanh thường liên quan đến nhiều hơn một bộ phận. Với việc dữ liệu được tập trung và nhất quán trên ERP, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin và cộng tác bất cứ khi nào cần.

Điều thú vị của phần mềm ERP là nó cập nhật theo thời gian thực, vì vậy cho dù bạn đang sử dụng phần mềm ERP vào buổi sáng, buổi chiều hay từ một nơi xa, cơ hội giao tiếp, chia sẻ thông tin và sử dụng dữ liệu luôn sẵn sàng và chính xác.

2.5. Tài nguyên có thể mở rộng

Hệ thống ERP cho phép bổ sung người dùng và các chức năng mới để phát triển hơn nữa các giải pháp được triển khai ban đầu. Bất kể doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, ERP sẽ phát triển cùng với nó, thu hút người dùng mới và các vòng dữ liệu mới bất cứ khi nào doanh nghiệp của bạn sẵn sàng mở rộng. Vì thế sẽ không phải lo lắng về việc liệu bạn có cần một hệ thống hoàn toàn mới khi có thêm một hoặc hai người dùng hay không, chỉ cần đảm bảo rằng Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp mà bạn chọn có thể phát triển cùng với doanh nghiệp.

2.6. Thông tin tích hợp

Phần mềm hoạch định nguồn lực Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp hoạt động như một trung tâm, nơi lưu trữ tất cả thông tin quan trọng mà doanh nghiệp của bạn và các bộ phận bên trong nó cần để duy trì các hoạt động và công việc kinh doanh hàng ngày. Tất cả thông tin sẽ được đặt ở một vị trí duy nhất. Nghĩa là bạn có thể tích hợp các nền tảng như phần mềm CRM (quản lý quan hệ khách hàng) với phần mềm ERP của mình, giữ cho dữ liệu nhất quán, chính xác và duy nhất.

Khách hàng, đơn đặt hàng và vị trí quảng cáo của bạn sẽ cùng lưu trữ ở một nơi. Bạn cũng không cần phải lo lắng về việc liệu thông tin mà bạn đang sử dụng từ hệ thống có chính xác hay không, vì nó được cập nhật theo thời gian thực trên toàn bộ hệ thống. Điều này giúp cải thiện độ chính xác dữ liệu của bạn, giúp loại bỏ việc mắc lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.

2.7. Tiết kiệm chi phí

Mọi doanh nghiệp đều muốn có một kế hoạch tài chính chi tiết, cụ thể và tránh mắc phải những sai lầm có thể gây ra tổn hại về mặt tiền bạc. Với nguồn thông tin chính xác, theo thời gian thực, phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giảm chi phí hành chính và hoạt động, cho phép các doanh nghiệp sử dụng tiền vào các lĩnh vực cần thiết khác.

Nó cho phép các nhà sản xuất chủ động quản lý hoạt động, ngăn chặn mọi sự gián đoạn và chậm trễ, chia nhỏ log thông tin và giúp người dùng đưa ra quyết định nhanh chóng hơn. Nếu bạn đã chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình và đúng nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn chắc chắn sẽ thấy ROI (tỷ lệ hoàn vốn) mạnh mẽ. Phần mềm ERP có sẵn để giúp bạn trở nên thông minh hơn trong việc tiết kiệm và chi tiêu khi cần thiết.

2.8. Các quy trình được sắp xếp hợp lý

Khi doanh nghiệp phát triển, hoạt động của họ ngày càng trở nên phức tạp hơn, điều này kéo theo những sai lầm gây đội chi phí lên cao có thể xảy ra. Phần mềm sản xuất tự động hóa hoạt động kinh doanh giữa các bộ phận, cung cấp thông tin chính xác, theo thời gian thực cho tất cả mọi người sử dụng giải pháp, đồng thời loại bỏ thao tác thủ công có khả năng dẫn đến sai sót.

ERP tăng hiệu quả và năng suất bằng cách giúp người dùng điều hướng các quy trình phức tạp, ngăn chặn việc nhập lại dữ liệu và cải thiện các chức năng như sản xuất, hoàn thành đơn hàng và giao hàng.

2.9. Tính di động

Lợi thế của Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là tập trung vào khách hàng. Với phần mềm ERP, người dùng có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu tập trung từ bất kỳ nơi nào bạn làm việc và từ các thiết bị khác nhau bao gồm máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại di động. Khả năng thích ứng của một phần mềm ERP là rất quan trọng, vì nó làm tăng năng suất và giúp thông tin có thể truy cập được cho dù bạn ở đâu.

2.10. Báo cáo tùy chỉnh

Phần mềm ERP giúp bạn xây dựng các báo cáo dễ dàng và tùy biến hơn, phù hợp để đáp ứng mọi nhu cầu. Với khả năng báo cáo được cải thiện, doanh nghiệp có thể phản hồi các yêu cầu dữ liệu phức tạp dễ dàng và nhanh chóng hơn. Điều này giúp cải thiện năng suất, hoàn thành quy trình nhanh hơn và giúp kết thúc các dự án mà không mất thời gian chờ đợi. Người dùng cũng có thể chạy các báo cáo của riêng họ mà không cần nhờ đến sự trợ giúp từ công nghệ thông tin, tiết kiệm thời gian của bạn để sử dụng cho các dự án khác.

2.11. Tăng năng suất

Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất, đây chắc chắn là điều mà mọi doanh nghiệp đều cố gắng đạt được. Thông thường, các công việc tẻ nhạt có thể chiếm nhiều thời gian và dẫn đến sự chậm trễ trong sản xuất, điều này ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và thậm chí là trải nghiệm dịch vụ của khách hàng.

Bằng cách tự động hóa các quy trình, người dùng có nhiều thời gian hơn để thực hiện các dự án và nhiệm vụ quan trọng, cấp bách về thời gian khác mà có thể thực sự đòi hỏi bạn phải chú ý và thời gian nhiều hơn. ERP được thiết kế với mục đích dễ sử dụng, cũng như giúp doanh nghiệp tránh được các nhiệm vụ không cần thiết, cho phép bạn chuyển trọng tâm sang các vấn đề khác.

2.12. Tuân thủ quy định

Một lợi ích của phần mềm ERP mà đôi khi không được chú ý đó là cách nó liên kết chặt chẽ với việc tuân thủ quy định trong sản xuất. Các nền tảng ERP mạnh mẽ được thiết kế để theo dõi quy định trong ngành và những thay đổi trong việc tuân thủ các quy định này. Điều đó cho phép người dùng và doanh nghiệp nói chung tuân thủ luật, quy định, hướng dẫn và thông số kỹ thuật liên quan đến quy trình kinh doanh.

2.13. Hệ thống linh hoạt

ERP không phải là một đề xuất phù hợp với tất cả, tuy nhiên chúng có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu riêng của từng loại hình doanh nghiệp.

Nền tảng ERP có thể thích ứng với nhu cầu luôn thay đổi của doanh nghiệp đang phát triển. Khi triển khai phần mềm ERP, cần đảm bảo rằng bạn có thể tùy chỉnh các ứng dụng sao cho phù hợp, để hệ thống có mọi chức năng cần thiết nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh hàng ngày. Đảm bảo rằng hệ thống ERP có thể phát triển song hành với sự phát triển của doanh nghiệp, cho phép bạn thêm người dùng mới khi cần.

2.14. Độ tin cậy của dữ liệu

ERP cung cấp dữ liệu đáng tin cậy có thể truy cập từ các vị trí khác nhau (nếu được triển khai trên đám mây) và thông qua nhiều thiết bị bao gồm máy tính bảng và điện thoại thông minh. Với khả năng cập nhật theo thời gian thực, ERP cải thiện độ chính xác và nhất quán của dữ liệu. Với điều này, người dùng có thể đảm bảo rằng tất cả dữ liệu và số liệu phân tích được sử dụng an toàn mà không có nguy cơ xảy ra lỗi.

Dữ liệu người dùng ERP cũng có thể được bảo mật bổ sung thông qua tường lửa và tài nguyên bảo vệ tích hợp sẵn. Bảo mật được cải thiện giúp loại bỏ nguy cơ thông tin kinh doanh quan trọng lọt vào tay kẻ xấu.

3. Vai trò của ERP trong Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn đều đã ứng dụng hệ thống ERP vào công việc Quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là tại Việt Nam. Với nhiều ưu điểm không thể phủ nhận, ERP đang dần thể hiện là một công cụ hữu ích và không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả quản lý các nguồn lực, định hướng phát triển chung và tạo nên sự phát triển bền vững cho các doanh nghiệp tại nước ta.

Thông qua ERP, các doanh nghiệp quy mô vừa có thể xây dựng được bộ máy quản trị chặt chẽ nhưng vẫn liên tục cập nhật được các tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải thiện hiệu quả chung. Chính vì vậy, ERP đang dần đóng vai trò thiết yếu, then chốt trong hệ thống Quản lý Doanh nghiệp hiện nay.

Đầu tư vào một giải pháp ERP, chúng ta cùng lúc nhận được 3 sản phẩm: đầu tiên là “Ý tưởng quản trị”, thứ hai là “Chương trình phần mềm” và thứ ba là “Phương tiện kết nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp.

ERP đang dần đóng vai trò thiết yếu, then chốt trong hệ thống Quản lý Doanh nghiệp hiện nay.

4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp

Việc tham khảo, lấy ý kiến và nhận những tư vấn hệ thống quản lý doanh nghiệp từ các chuyên gia là những điều doanh nghiệp không thể bỏ qua khi bắt tay vào việc lập và triển khai kế hoạch. Dưới đây là 6 bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP hiệu quả được chúng tôi tìm hiểu và chắt lọc.

4.1. Thiết lập quy chế quản trị

Quy chế nội bộ về quản trị công ty là những văn bản do công ty ban hành và được lưu hành nội bộ, trong đó quy định về các cách thức để điều hành và kiểm soát công ty. Ngoài ra, Quy chế quản trị cũng quy định hoạt động và tài chính quản lý các hoạt động chung và tài chính, tài sản của doanh nghiệp.

4.2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức 

Ở bước này, nhà quản lý cần thực hiện các công việc sau:

• Bước đầu phác thảo lên sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý nhằm hỗ trợ việc thực thi các mục tiêu của Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp.
• Xây dựng bộ tài liệu chung, trong đó mô tả chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.
• Thiết kế bản mô tả công việc của các vị trí chủ chốt.
• Xây dựng ma trận phân công nhiệm vụ, trách nhiệm giữa các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.

4.2. Xây dựng hệ thống quản trị tài chính

Quản trị tài chính là quản trị nguồn vốn (bao gồm vốn tiền mặt, vốn, tài sản và các quan hệ tài chính phát sinh như: khoản phải thu – khoản phải trả), với mục đích tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đây là nghiệp vụ mang tính quyết định với doanh nghiệp, vì thế cần thiết lập ngay sau khi đã xác định cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Tại bước này, các cấp quản lý cùng với các cố vấn chuyên môn của doanh nghiệp sẽ xây dựng nên các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tạm ứng, thanh quyết toán, theo dõi và thu hồi công nợ…

4.3. Xây dựng hệ thống quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh

Hoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động chính tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp, và là lý do chính để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Ban lãnh đạo sẽ thiết lập các quy trình, hướng dẫn quản lý hoạt động mua hàng, kiểm soát quá trình sản xuất kinh doanh, bán hàng, kiểm soát sản phẩm sai hỏng, quản lý xuất – nhập – tồn kho, tiếp nhận cũng như xử lý thông tin khách hàng.

4.4. Tạo dựng hệ thống quản trị nguồn lực

Nguồn lực đầu vào của tổ chức và doanh nghiệp chủ yếu là vốn và lao động. Vốn ở đây không chỉ là tiền mặt mà còn là tài sản cố định của doanh nghiệp, cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

Doanh nghiệp cần xây dựng các hệ thống chặt chẽ để quản lý hiệu quả 2 đầu vào này, thông qua việc xây dựng:

• Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự, theo dõi năng lực làm việc của  nhân sự.
• Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý máy móc – thiết bị, bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc – thiết bị.

4.5. Thiết lập hệ thống quản trị hành chính

Bước cuối cùng để hoàn thành hệ thống ERP hoàn chỉnh đó là quản lý hành chính doanh nghiệp. Ban điều hành cần xây dựng quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý thông tin, tài liệu của doanh nghiệp, các công văn – văn bản đến và đi.

5. Lời kết

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, lợi thế của Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp áp dụng trong công việc quản lý thường lớn hơn những nhược điểm. Các chức năng kinh doanh hoàn toàn được sắp xếp một cách hợp lý, đảm bảo việc tăng năng suất trong dài hạn làm cho lợi ích của việc xây dựng và triển khai Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp là một khoản đầu tư đáng giá về thời gian và nguồn lực.