Top 10 Công Cụ, Phần Mềm Giúp Làm Việc Tại Nhà Hiệu Quả

Trước khi Covid-19 chính thức được công bố là đại dịch toàn cầu bởi tổ chức Y tế Thế giới WHO. Nhiều quốc gia đã phản ứng nhanh trước tình hình dịch tễ leo thang bằng hình thức giãn cách xã hội và đưa nhân viên về công tác tại nhà. Nhiều tháng trôi qua, làm việc ở nhà đã trở thành một nếp sinh hoạt mới đối với mọi người.

Với các doanh nghiệp truyền thống, đây là một thay đổi nhanh và cần nhiều thời gian thích ứng, trong khi ở những nơi khuyến khích văn hóa làm từ xa đã lâu thì vẫn không ngừng tìm cách đổi mới phương pháp và tối ưu hiệu quả. Dù trong bất kỳ trường hợp nào, chúng ta cũng nên biết tận dụng những Phần Mềm Giúp Làm Việc Tại Nhà để không cảm thấy bỡ ngỡ khi môi trường xung quanh đang trải qua nhiều biến động và thời gian ở nhà gia tăng để giữ an toàn cho bản thân và cộng đồng. 

Bài viết sẽ kể tên 10 công cụ tăng hiệu quả làm việc tại nhà trong thời gian giãn cách này. 

Nhiều quốc gia đã phản ứng nhanh trước tình hình dịch tễ leo thang bằng hình thức giãn cách xã hội và đưa nhân viên về công tác tại nhà.

1. Google Workspace

Từng được biết đến với cái tên G Suite, Google Workspace là bộ công cụ lý tưởng cho các công việc làm tại nhà nhờ những tính năng mang tính phối hợp cao. 

Một số phần mềm tích hợp như Google Meet, Google Chat và Calendar vô cùng hữu ích cho các cuộc họp, trao đổi trực tuyến có liên quan đến lịch hẹn cụ thể nhờ khả năng kết hợp với lịch làm việc của những người khác. Google Sheets, Docs và Slides cho phép nhiều tài khoản cùng làm việc trên một văn bản cùng lúc. Chưa kể đến hòm thư Gmail vốn đã có hơn 1.5 tỷ người dùng toàn cầu. 

2. Zoom

Zoom là phần mềm hội thảo/họp mặt trực tuyến được dùng nhiều nhất vào năm 2020 khi dịch bệnh bùng phát mạnh mẽ. Với thiết kế tiện lợi, dễ sử dụng, Zoom không chỉ phù hợp với bất kỳ môi trường làm việc nào mà còn dành cho những gia đình xa cách nhau lâu ngày. Người dùng có thể sử dụng miễn phí và không giới hạn nội dung chat giữa 2 người, một cuộc họp Zoom có thời gian tối đa là 40 phút nếu có hơn 2 người tham gia theo hình thức này.

Thành viên đăng ký gói doanh nghiệp sẽ có thời gian họp không cố định và hỗ trợ lên đến 300 người theo gói tiêu chuẩn, và lên đến 1000 người khi sử dụng add-on Large Meeting. Một vài tính năng hữu ích khác là thu lại nội dung họp và branding cho công ty. 

3. Phần Mềm Giúp Làm Việc Tại Nhà: Trello

Trello là công cụ quản lý công việc trên web với định dạng sắp xếp giống một tấm bảng Kanban, khuyến khích những hoạt động nhóm. Hiện nay có hơn một triệu người dùng Trello để tổ chức các buổi họp, theo dõi tác vụ và những dự án. 

Để sử dụng Trello, người dùng chỉ cần thiết lập một bảng công, thêm các thẻ tác vụ và mời những thành viên khác tham gia. Ở mỗi thẻ có gắn tính năng đánh dấu, đặt lịch và nhắc nhở, đồng thời có thể kéo thả chuột để trao đổi các nội dung giữa các cột. Nút “Butler” sẽ giúp tự động hóa công việc và giảm những can thiệp thủ công nhiều nhất có thể.

4. Notion

Cũng như Trello, Notion là Phần Mềm Giúp Làm Việc Tại Nhà trực tuyến với điểm nhấn là tính năng ghi chép (note) để tạo ra nhiều tài liệu, định dạng quản lý phù hợp với thói quen làm việc của người dùng, đặc biệt thích hợp với các nhóm nhỏ. 

Dung lượng khởi điểm của Dropbox là 2TB theo gói cá nhân, gói chuyên nghiệp lên đến 3TB và gói tiêu chuẩn là 5TB.

5. Dropbox

Được phát triển từ năm 2007, Dropbox đã là một cái tên lão làng bên cạnh những dịch vụ lưu trữ trên mạng như OneDrive, Google Drive, tuy nhiên độ ưa chuộng dành cho phần mềm này vẫn rất cao nhờ vào độ tiện lợi khi đồng bộ với nhiều loại thiết bị, kể cả điện thoại di động. 

Dung lượng khởi điểm của Dropbox là 2TB theo gói cá nhân, gói chuyên nghiệp lên đến 3TB và gói tiêu chuẩn là 5TB. Ngoài ra dịch vụ cũng hỗ trợ mở rộng dung lượng cho bất kỳ ai có nhu cầu. 

6. Slack

“Where work happens”, hay “Ở đâu có công việc” là khẩu hiệu của Slack, trong vài năm qua, sức tăng trưởng mạnh mẽ đã khiến Slack trở thành một trong những ứng dụng nhắn tin được dùng phổ biến nhất thế giới. 

Có hơn 750,000 công ty đã tin dùng Slack, phần mềm này có thể tạo ra nhiều kênh liên lạc theo tổ chức nhóm hoặc chủ đề, chế độ nhắn tin trực tiếp cùng chia sẻ file nhanh chóng.

7. Freedom

Freedom là một công cụ cải thiện năng suất hiệu quả bằng cách loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng khỏi công việc của mọi người, ví dụ như chặn các website, ứng dụng hoặc thậm chí toàn bộ mạng internet tùy theo nhu cầu. 

Tính năng chặn có thể cài đặt theo giờ trong ngày, khiến những trang web như Facebook, Instagram hay YouTube không còn là mối bận tâm trong lúc làm việc. Freedom cũng có extension trên trình duyệt để giới hạn khả năng truy cập các website và cung cấp thông tin về hành vi dùng internet của người dùng. 

Thay vì phải gửi từng chuỗi email theo cách truyền thống, người dùng Basecamp sẽ tiếp cận một bảng tin nơi cả nhóm có thể cùng đăng bình luận, cập nhật chi tiết về kế hoạch làm việc. 

8. Basecamp

Basecamp là lựa chọn lý tưởng cho những người hay làm việc theo nhóm. Phần Mềm Giúp Làm Việc Tại Nhà này tập trung vào hỗ trợ theo dõi tiến độ và đơn giản hóa giao tiếp giữa các thành viên. Thay vì phải gửi từng chuỗi email theo cách truyền thống, người dùng Basecamp sẽ tiếp cận một bảng tin nơi cả nhóm có thể cùng đăng bình luận, cập nhật chi tiết về kế hoạch làm việc. 

Ngoài việc cập nhật thông tin tổng thể, Basecamp cũng có chức năng theo dõi công việc của từng tài khoản cá nhân trong nhóm. Có riêng nơi để chấm công cũng như lưu trữ các tài liệu quan trọng. 

9. Dashlane

Làm việc ở nhà đòi hỏi nhiều biện pháp bảo vệ thông tin quan trọng, trong bối cảnh những cuộc tấn công mạng nhắm vào dữ liệu của các tập đoàn đang có xu hướng gia tăng. Mật khẩu là thành trì quan trọng trong việc giữ an toàn cho vô số tài liệu được chia sẻ mỗi ngày, song nhiều người có thói quen dùng một hoặc rất ít mật khẩu cho nhiều tài khoản làm việc của mình, điều này tiềm ẩn rất nhiều rủi ro an ninh.

Vì vậy, Dashlane đã ra đời để giúp việc hệ thống hóa mật khẩu không còn là một áp lực hoặc khó khăn ghi nhớ. Một công cụ quản lý thông tin nhạy cảm như mật khẩu, thông tin thanh toán, địa chỉ đắc lực trên thị trường với bảo mật nhiều lớp và đi kèm dịch vụ hỗ trợ tận tình. 

10. Các phần mềm VPN

Ở mỗi công ty đều thiết lập một hạ tầng mạng riêng biệt nhằm mục đích bảo vệ các dữ liệu mật, thông tin doanh nghiệp, khách hàng, hợp đồng, v.v.. Môi trường làm việc ở nhà có thể gây rủi ro bảo mật với những thông tin này nên nhân viên thường được yêu cầu cài đặt thêm các ứng dụng VPN để tạo một đường truyền khép kín và ổn định, phù hợp với sự chuyên nghiệp của công ty. Tùy chính sách ở mỗi nơi mà các lựa chọn phần mềm VPN sẽ khác nhau, ví dụ như GlobalProtect hay ExpressVPN.

Lời kết

Làm việc ở nhà đang là xu hướng của khắp các môi trường doanh nghiệp với mục đích trên hết là để bảo vệ sức khỏe cộng đồng trong dịch Covid-19. Trong thời đại số hóa, khoảng cách địa lý không hẳn là sự chia cắt giữa các đồng nghiệp. Nó là một thời gian con người phải thích nghi với nhiều đổi thay trong nếp sống của mình. Với sự hỗ trợ của các Phần Mềm Giúp Làm Việc Tại Nhà, năng suất và hiệu quả nghề nghiệp của bất kỳ ai vẫn có thể được đảm bảo.