Làm Thế Nào Để Outsource Một Dự Án Hiệu Quả

Nhiều dự án công nghệ thông tin tuy có khởi đầu khiêm tốn nhưng sau đó đã trở thành bệ phóng tên tuổi cho nhiều doanh nghiệp tầm cỡ. Và một trong số lý do đứng sau sự thành công đó là lựa chọn bàn giao công việc từ doanh nghiệp chính cho những đơn vị làm outsource, hay gia công phần mềm/website.

Vậy outsource là gì và nó có những lợi ích ra sao đối với sự phát triển của các công ty có liên quan, làm Thế Nào Để Outsource Một Dự Án Hiệu Quả? Bài viết này sẽ đề cập đến những khía cạnh đó. 

1. Định Nghĩa Về Outsource

Outsource (thuê ngoài) là hình thức chuyển giao dự án từ công ty chủ quản sang một hay nhiều đơn vị đối tác để đảm nhiệm những đầu việc cần thiết, trong trường hợp thiếu nhân lực, thiết bị hay điều kiện tổ chức.

Các công ty outsource được coi như những nhà cung cấp dịch vụ hoặc bên gia công trong trường hợp này. Hiện nay, nhu cầu outsource của doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đang có xu hướng gia tăng do những phân hóa trong đặc thù thị trường, trọng tâm kinh doanh hay giới hạn nhất định trong những mảng ngân sách của một công ty, từ đó dẫn đến nhiều cơ hội thành công và phát triển nghề nghiệp hơn cho cá nhân, tổ chức. 

Trong khuôn khổ bài viết, có 5 lợi ích cốt lõi của hoạt động outsourcing:

Thế Nào Để Outsource Một Dự Án Hiệu Quả?

1.1. Tiết kiệm chi phí

Đây là một trong những lý do thuyết phục nhất của outsourcing. Đơn vị tuyển dụng sẽ không phải chi nhiều cho việc tìm kiếm các chuyên gia trong từng lĩnh vực, bởi các doanh nghiệp outsource đã có đội ngũ kỹ sư được đào tạo bài bản.

Việc tuyển kỹ sư đơn lẻ theo cách truyền thống có thể gây tốn thời gian, công sức, tiền bạc và sự kiên nhẫn. Và với sự sẵn có không gian làm việc, thiết bị ở các môi trường outsource, công ty thuê họ sẽ hoàn toàn không phải lo phụ phí thuê văn phòng.

1.2. Tiếp xúc với các chuyên gia hàng đầu

Trong thời buổi bùng nổ của công nghệ thông tin. Các công ty outsource uy tín biết rõ họ cần làm gì để giữ vững vị thế trên thị trường đầy cạnh tranh, đó là nâng cao chất lượng đầu vào của kỹ sư. Trình độ chuyên môn cao đồng nghĩa với sự hài lòng của khách hàng. 

1.3. Toàn quyền điều chỉnh quy mô dự án

Linh hoạt trong khâu quản lý dự án là một dấu hiệu thể hiện sự tăng trưởng tích cực của doanh nghiệp, đồng thời tối đa hóa cơ hội việc làm cho các đối tác outsource. Đa phần những công ty outsource luôn có thừa nhân sự so với số ít dự án.

Nếu tính chất công việc được mở rộng, họ sẽ dễ dàng điều động nguồn nhân lực sẵn có và đáp ứng nhanh chóng được các yêu cầu đề ra. Điều này có lợi thế rõ ràng hơn so với quy trình làm việc với một nhóm in-house. 

1.4. Đạt được mục tiêu kinh doanh

Làm việc với một đối tác outsource giúp công ty chủ quản có nhiều cơ hội tập trung vào những trọng tâm kinh doanh chính, đồng thời việc gia công sẽ được để cho những người có kiến thức vững vàng nhất.

Sự hiện diện của khách hàng luôn theo sát đơn vị outsource kể từ thời điểm bắt đầu lên kế hoạch, thiết kế, đề ra thỏa thuận hợp đồng, sau đó là việc kiểm tra tiến độ vào khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp đảm bảo chất lượng công việc trong khi không phân tán quá nhiều sự chú ý từ khách hàng. 

1.5. Bắt đầu nhanh chóng

Outsource gia công phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết lập và chạy một dự án nhanh chóng, đặc biệt nếu sự hợp tác có những chuyên gia lành nghề góp mặt. 

Làm việc với một đối tác outsource giúp công ty chủ quản có nhiều cơ hội tập trung vào những trọng tâm kinh doanh chính, đồng thời việc gia công sẽ được để cho những người có kiến thức vững vàng nhất.

2. 04 mẹo để tìm ra đối tác outsourcing lý tưởng nhất

Outsource gia công phần mềm đang ngày càng trở nên phổ biến đối với các chủ doanh nghiệp. Điều này giúp cắt giảm chi phí, tạo điều kiện tiếp cận với các nhà phát triển web hàng đầu trên thế giới và triển khai sản phẩm ra thị trường nhanh chóng. Tuy nhiên những lợi ích này đều yêu  cầu ở một công ty outsource uy tín và có thâm niên. Dưới đây là một số gợi ý để hỗ trợ bạn đọc đưa ra được quyết định tốt nhất:

2.1. Kiểm tra thông tin của những đối tác tiềm năng

Các công ty sẽ không liệt kê những góc khuất trong trình độ của họ trên mạng. Khi tìm kiếm, bên tuyển dụng cần kiểm tra kỹ nhiều nguồn thông tin, các nền tảng như Clutch, GoodFirms hay Upwork là khởi điểm tốt. Ở đó các bên đã có kinh nghiệm làm việc với những đơn vị outsourcing có thể chia sẻ trải nghiệm khách quan. Thông tin từ mạng xã hội, blog hay mục tin tức cũng là vài nguồn tham khảo đáng chú ý.

2.2. Tìm kiếm đơn vị outsourcing đã từng gặt hái thành công trong cùng lĩnh vực

Đây là một lý do hiển nhiên để công ty có thể sớm xác định ai là đối tác phù hợp cho dự án của mình. 

2.3. Giao tiếp rõ ràng

Sự minh bạch và thoải mái trong giao tiếp giữa đôi bên là yếu tố vô cùng quan trọng khi doanh nghiệp chọn làm việc cùng một  đơn vị outsourcing, một vài câu hỏi bạn đọc có thể tự đặt ra trong quá trình này là:

• Yêu cầu đề ra có rõ ràng hay chưa?
• Có rào cản ngôn ngữ hay văn hóa nào nghiêm trọng không?
• Chênh lệch múi giờ giữa hai bên có thể thu xếp ổn thỏa không?
• Thời gian chờ cập nhật công việc từ đối tác là trong bao lâu?
  

2.4. Đặt nền tảng tin tưởng thông qua việc ký hợp đồng

Một công ty outsourcing đáng tin cậy sẽ luôn chú trọng việc ký hợp đồng để hợp pháp hóa hoàn toàn mối quan hệ hợp tác, một bản hợp đồng đầy đủ sẽ bao gồm:

• Điều khoản dự án
• Ngân sách dự kiến
• Quyền lợi và trách nhiệm của hai bên
• Các cam kết
• Quy định tính chất công việc

Các biện pháp bảo mật thông tin cần được đề cập và ký kết trong bản thỏa thuận riêng tư NDA. Công ty liên quan được yêu cầu giữ gìn dữ kiện ở mức cao nhất

Doanh nghiệp có thể đưa một số yêu cầu chung cho dự án lên website và sau đó sẽ nhận được lời đề nghị hợp tác từ một số công ty outsourcing sẵn sàng đáp ứng. 

3. Các nền tảng giúp tìm công ty outsourcing hữu hiệu 

Được liệt kê sau đây là một số website có thể giúp bạn đọc tìm nguồn outsource công việc của mình. Mỗi nơi lại có một tiêu chí riêng để áp dụng như điểm số, chuyên môn hay nhận xét của chính khách hàng. 

3.1. Clutch 

Clutch có hệ thống phân loại thông tin dựa trên 5 tiêu chí chính:

• Trình độ chuyên môn
• Mức độ hài lòng qua đánh giá của khách hàng
• Giải thưởng, thâm niên trên thị trường
• Các loại dịch vụ
• Điểm số đánh giá

Bên cạnh đó, Clutch có đi kèm loại dịch vụ miễn phí mang tên Matchmaking Program. Với nó, doanh nghiệp có thể đưa một số yêu cầu chung cho dự án lên website và sau đó sẽ nhận được lời đề nghị hợp tác từ một số công ty outsourcing sẵn sàng đáp ứng. 

3.2. GoodFirms

GoodFirms có một điểm rất đáng chú ý trong cách thu thập dữ liệu công ty là những quản lý website sẽ trực tiếp gọi điện cho các đơn vị khách hàng để lắng nghe nhận xét của họ. Điểm số tại đây cũng được cập nhật rất thường xuyên kèm đánh giá khách quan.

3.3. Upwork

Upwork là trang web liệt kê những freelancer với nhiều chuyên môn khác nhau như thiết kế web hay lập trình viên, một vài điểm nổi bật của Upwork là:

• Bộ lọc chi tiết giúp khách hàng chọn đúng cộng tác viên cần thiết
• Hệ thống đánh giá hướng vào nhận xét khách hàng

Ngoài ra, những quản trị viên Upwork cũng có thể chọn ra đối tác cho những ai có nhu cầu

3.4. Dribbble

Dribbble là nơi lui đến ưa thích của những kỹ sư trong ngành công nghệ, tại đây họ sẽ đăng tải những hình ảnh, thiết kế, hoạt họa liên quan đến sản phẩm mình đã thực hiện. Khi khách hàng ghé thăm trang web, họ sẽ có sẵn những ví dụ cụ thể về trình độ của người làm để chọn lựa đối tác. Tính năng chính của Dribbble là:

• Hệ thống thư mời riêng tư, chú trọng vào tương tác giữa các thành viên
• Bộ lọc theo thao tác và thời gian
• Tìm kiếm theo thẻ (tag)
• Mục đăng tải thành phẩm theo từng phần
• Chỉ thành viên đăng ký mới có thể liên hệ với nhau
  

3.5. Behance

Behance có thể coi là một phòng trưng bày hoàn chỉnh dành cho nhiếp ảnh gia, người thiết kế web hay họa sĩ đăng tải các tác phẩm của mình, website này có một vài điểm nhấn thông qua các tính năng sau:

• Miễn phí gia nhập và không cần thư mời
• Bộ lọc theo thao tác, thời gian và địa điểm
• Trưng bày đầy đủ thành phẩm của thành viên
• Gửi tin nhắn mà không cần đăng ký

4. Làm thế nào để outsource một dự án một cách hiệu quả

Có 3 bước trong quá trình outsource một dự án theo đúng hướng mà bài viết muốn nhắc đến là:

4.1. Xác định rõ trọng tâm và yêu cầu của dự án

Nắm bắt rõ kế hoạch triển khai một dự án sẽ đem lại nhiều lợi ích như:

• Ít mắc sai sót trong quá trình làm việc
• Xác định đúng tập khách hàng
• Trang web sẽ có định hướng đúng cho khách hàng liên quan
• Xác định đúng những tính năng cần thiết ở trang web
• Giúp đội ngũ kỹ sư làm việc hiệu quả 

4.2. Chọn công ty outsourcing uy tín

Hãy tìm hiểu kỹ những đối tác tiềm năng, chọn ra khoảng 10 đến 15 đơn vị outsourcing tiềm năng thông qua đánh giá trên các website và những tiêu chí dưới đây:

• Đáp ứng đủ trình độ chuyên môn
• Khoảng cách địa lý phù hợp
• Giá cả hợp lý
• Thâm niên lâu năm
• Có nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng cũ

4.3. Thường xuyên theo dõi tiến độ dự án từ xa

Khi quá trình hợp tác đã bắt đầu, hãy đảm bảo nhiều cách để tiến độ công việc vẫn được quản lý hiệu quả như:

• Giờ hợp phù hợp với các thành viên
• Deadline báo cáo tiến độ định kỳ
• Đề xuất rõ ràng các yêu cầu thiết kế và ngân sách ước tính
• Soạn thảo hợp đồng chi tiết có đi kèm thỏa thuận bảo mật thông tin và dữ liệu

Sự thành công của mỗi dự án là điều mà công ty nào cũng mong muốn đạt được. Đôi lúc, khi những điều kiện tài chính không cho phép mở rộng mô hình đào tạo in-house thì các đối tác outsourcing sẽ là sự trợ giúp vô cùng đắc lực. Hãy đảm bảo chọn ra những công ty uy tín nhất, có thâm niên nhất để đồng hành cùng bạn sau khi đã tiếp nhận những kinh nghiệm mà bài viết này truyền tải.