4 Gạch Đầu Dòng Quan Trọng Để Quản Lý Job IT Outsource Hiệu Quả

Để triển khai và quản lý job IT outsource hiệu quả, đạt được các yêu cầu đề ra và thỏa mãn các yếu tố cần thiết, điều quan trọng nhất đó là hiểu rõ bản chất của dự án, của vấn đề, trước khi bắt đầu hãy cùng điểm qua một số lợi ích khi outsource 1 dự án IT: 

• Tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự 
• Giảm áp lực tuyển dụng nhân sự chuyên môn  
• Phát triển chuyên môn chính  
• Hợp tác với những công ty hàng đầu  
• Nâng cao chất lượng làm việc  

Hiện nay trong thị trường IT outsourcing có rất nhiều công ty uy tín, các công ty lại áp dụng nhiều phương pháp quản lý dự án outsource khác nhau, với mong muốn cuối cùng là hoàn thành dự án và hài lòng khách hàng, nâng cao tỉ lệ khách hàng quay trở lại ở các dự án tiếp theo. Vậy điều doanh nghiệp cần làm để quản lý job IT outsource hiệu quả là gì? 

I – Quản Lý Job IT Outsource Hiệu Quả

Ngoài 5 bước trong quy trình quản lý 1 job IT outsource cơ bản như:

• Nhận yêu cầu
• Lên kế hoạch
• Triển khai dự án
• Nghiệm thu và bàn giao
• Bảo trì sản phẩm

Doanh nghiệp cần lưu ý 1 số vấn đề như sau:

1. Xác Định Rõ Trọng Tâm Và Yêu Cầu Dự Án 

– Nhu cầu và mong muốn của khách hàng: với 1 dự án IT outsource, hai bên cần ngồi lại trao đổi nhu cầu và mong muốn một cách rõ ràng nhất. Thông thường giai đoạn tìm hiểu này sẽ kéo dài từ 3-5 ngày tùy vào độ lớn của dự án. Là 1 công ty IT outsourcing, doanh nghiệp nên kết nối với lãnh đạo cao nhất của khách hàng, phòng ban chịu trách nhiệm chính của sản phẩm để trao đổi, thay vì trao đổi qua sale hay qua phòng ban hỗ trợ, vì có thể thông tin sẽ không chính xác và không match với nhu cầu.  

– Xem xét các nhu cầu xem có thể thực hiện được hay không? Đây cùng là 1 yêu cầu trong phần xác định yêu cầu dự án, vì sau khi có nhu cầu khách hàng, doanh nghệp cần nhìn lại các nhu cầu đó xem mình có thể thực hiện được hay không? các nguồn lực cần và đủ để giải quyết nhu cầu đó là gì. Càng nhìn nhận và định hướng rõ ràng thì các công việc về sau càng thuận lợi và dễ dàng hơn.

– Xây dựng đội ngũ developers phù hợp với nhu cầu: việc này đòi hỏi sự sắp xếp, phân công phù hợp nhất từ vị trí quản lý, ví dụ, nhu cầu của khách hàng cần thiết kế website bằng python thì quản lý dự án cần xây dựng 1 team dev với những chuyên gia python hàng đầu, những nhân sự đủ khả năng, trách nhiệm để hoàn thành dự án.

– Thống Nhất và chốt Các Yếu Tố Liên Quan: Phải kể đến như thời gian cho dự án, bao gồm timeline từ giai đoạn đầu đến khi kết thúc, bảo trì bảo dưỡng sau này; chốt các yêu cầu cuối cùng sau khi đã thảo luận và trao đổi giữa các bên và cuối cùng là yếu tố văn hóa, có thể bao gồm giờ giấc làm việc, quy tắc trao đổi, feedback các hạng mục công việc,…

Nắm bắt rõ kế hoạch triển khai một dự án sẽ đem lại nhiều lợi ích như:

• Ít mắc sai sót trong quá trình làm việc
• Xác định đúng tập khách hàng
• Sản phẩm IT outsource sẽ có định hướng đúng
• Xác định đúng những tính năng cần thiết ở ản phẩm
• Giúp đội ngũ kỹ sư làm việc hiệu quả

2. Bố trí nhân sự rõ ràng

Một trong những lưu ý đầu tiên để một dự án gia công phần mềm thành công là chỉ định thành viên nào trong nhóm chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của dự án. Chiến lược này đơn giản hóa quá trình thiết lập trách nhiệm. 

Hãy đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất và hiểu khi nào các sản phẩm của họ đến hạn và công việc của họ đóng góp như thế nào cho dự án tổng thể. Mặc dù nhóm nội bộ phải hiểu các yêu cầu, nhưng đừng quên thông báo cho các bên liên quan. Đảm bảo tương tác hai chiều, đảm bảo thường xuyên cập nhật cho khách hàng, đảm bảo khách hàng cung cấp thông tin và feedback kịp tiến độ, giao tiếp giữa các bộ phận liên quan của dự án. 

3. Sử Dụng Các Phần Mềm Quản Lý Dự Án Outsource 

Để quản lý dự án IT outsource hiệu quả, việc sử dụng các phần mềm chuyên dụng là điều cần thiết. Chúng giúp cho Quản lý dự án nắm chắc được tiến độ công việc của từng thành viên và đối với tổng khối lượng của toàn bộ dự án, từ đó cung cấp các báo cáo chính xác cho phía khách hàng. 

Một số phần mềm quản lý dự án IT phổ biến bao gồm: Base, Trello, Clickup,… trong đó Jira là phần mềm được sử dụng phổ biến và ưa chuộng nhất.

Bên cạnh đó còn có các mô hình quản lý dự án tiêu biểu như: Agile, scrum, devops, water fall hay các công cụ quản lý dự án như biểu đồ GANTT, biểu đồ PERT,… 

4. Bám sát tiến độ dự án

Một dự án muốn hiệu quả thì cần được sát sao, xử lý ngay các vấn đề phát sinh và có sự trao đổi rõ ràng giữa các bên với mục đích cuối cùng là đưa ra 1 sản phẩm hoàn chỉnh và đạt yêu cầu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên ghi lại các case study tiêu biểu, quản lý dữ liệu, hợp đồng, tài liệu liên quan đến dự án, việc này không chỉ giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm cho những dự án tiếp theo mà còn là 1 kênh phát triển thương hiệu rất tốt, giúp khách hàng tìm thấy doanh nghiệp của bạn trong hàng ngàn công ty IT outsoucing ngoài kia.

Chia nhỏ kế hoạch và phân công công việc hàng ngày cũng là 1 cách giúp quản lý dự án hiệu quả hơn, điều này được áp dụng trong hầu hết các dự án outsource hiện nay.

II – Yếu tố để trở 1 IT Outsourcing giỏi 

1. Suy nghĩ logic

Lập trình viên thường xuyên phải làm việc với các mã code, các vấn đề debug (gỡ rối), các lỗi về dấu chấm, dấu phẩy… Vì vậy suy nghĩ logic là điều quan trọng nhất và là điều kiện cần của một lập trình viên. Là một lập trình viên giỏi, bạn phải đủ nhạy bén, linh hoạt và có khả năng phân tích cao để có thể giải quyết các vấn đề trong lập trình. 

2. Luôn chú ý tới tiểu tiết và tiếp cận vấn đề có thứ tự

Trong quá trình lập trình, chỉ cần có một sai sót ở chi tiết rất nhỏ, lập trình viên có thể mất hàng giờ để tìm kiếm và sửa lỗi. Vì vậy, để trở thành lập trình viên giỏi, bạn cần tập cho mình thói quen tỉ mẩn, cẩn thận và luôn chú ý tới tiểu tiết ngay từ bây giờ. Bên cạnh đó, bạn cần viết chương trình của mình một cách mạch lạc, có cấu trúc và thứ tự để đồng nghiệp, người xem có thể hiểu được lý do và ý đồ của bạn khi tạo ra các mã code đó. 

3. Làm việc nhóm

Thông thường, công việc lập trình sẽ làm việc theo nhóm vì vậy bạn cần phải có khả năng thuyết trình, lắng nghe, giao tiếp,… để trình bày về các ý tưởng của mình cũng như phối hợp với nhóm để mang lại kết quả cao trong công việc. Bởi từng ý kiến của mỗi người trong nhóm đều đóng góp phần nào đó đến mục tiêu của cả đội vì vậy bạn phải biết cách phối hợp công việc với cộng sự để hoàn thành tốt mục tiêu đề ra cũng như học hỏi và rút kinh nghiệm từ các bạn trong nhóm. 

4. Làm việc một mình trong thời gian dài

Vì tính chất công việc mà một lập trình viên thường phải làm việc một mình vì vậy bạn cần có tính độc lập cao, biết tổ chức và sắp xếp thời gian để hoàn thành dự án đúng thời hạn. Nhiệm vụ của bạn đó là ghi danh sách những việc phải làm và có ý chí quyết tâm cao khi làm việc một mình. 

5. Kỹ năng thiết kế

Công việc của lập trình viên bao gồm phân tích và thiết kế các chương trình như: Hệ thống  kinh doanh, các giao diện để nhập xuất thông tin, các bảng lưu trữ thông tin hay các tài liệu kỹ thuật liên quan đến chương trình… Vì vậy kỹ năng thiết kế là rất cần thiết đối với mỗi lập trình viên. Bạn phải lắng nghe các yêu cầu của khách hàng và biến những yêu cầu đó thành những phần mềm, ứng dụng đem lại hiệu quả cao cho các hoạt động của khách hàng. 

6. Kiên nhẫn

Các vấn đề mà lập trình viên phải đương đầu giải quyết thường là các vấn đề khó và phải mất rất nhiều thời gian để sửa chữa, khắc phục hay làm mới. Vì vậy, nếu không có sự kiên nhẫn, bạn sẽ không thể tự giải quyết các lỗi hay vấn đề nào đó xảy ra, như vậy sẽ gây khó khăn lớn trong quá trình làm việc của bạn. 

7. Tự học

Những kiến thức và kỹ năng trong lập trình là cả một kho tàng cần phải học tập. Nhưng không có một trường lớp nào có thể đào tạo cho bạn hết tất cả những thứ mà bạn cần cho công việc lập trình. Vì vậy mà việc tự học qua bạn bè, tài liệu, sách vở, internet là rất cần thiết và là bắt buộc nếu bạn có ý định đi theo con đường lập trình viên.

Bên cạnh đó, việc tự mày mò nghiên cứu, thực hành hay tham gia vào một dự án nào đó sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm, sự học hỏi, đúc rút bài học sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công việc lập trình sau này. 

8. Nâng cao ngoại ngữ

Một trong những yếu tố giúp bạn trở thành 1 IT Outsourcing giỏi đó là ngoại ngữ, đơn giản nhất là Tiếng anh, vì chỉ có đọc hiểu tiếng anh thì bạn mới giao tiếp được với tất cả khách hàng, cũng như hiểu rõ và chính xác nhất các yêu cầu, ý kiến của khách. Từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu nhất cho dự án.