In-house và Outsourcing: Giải Pháp Nào Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp

Bài viết nhằm giải quyết những thắc mắc độc giả thường đặt ra khi triển khai một dự án phát triển ứng dụng theo hình thức in-house và outsourcing, bằng cách đi sâu vào từng ưu, nhược điểm và so sánh chi tiết.

1. In-house và Outsourcing là gì?

Thuật ngữ in-house trong phát triển phần mềm tức là mọi hoạt động sẽ được đảm nhiệm bởi một đội ngũ thuộc chính nội bộ của công ty. Việc tuyển dụng nhân sự có thể diễn ra lần lượt thông qua bản tin hoặc profile từ LinkedIn. Về lý thuyết thì tuyển một nhóm kỹ sư hoàn toàn theo mô hình in-house là có thể nhưng đó là các trường hợp hiếm thấy.

Outsource là hình thức thuê những nhân sự từ ngoài công ty/doanh nghiệp. Tùy vào từng nhu cầu cụ thể, các đơn vị đối tác hiện nay đa phần có thể cung cấp kỹ sư lẻ hoặc nguyên nhóm full-stack. Còn khi làm việc cùng những freelancer thì bên tuyển thường mất thêm thời gian để liên hệ với từng cá nhân.

Tuyển dụng in-house và outsourcing đều là những cách làm phổ biến với ưu-nhược điểm riêng. Kế tiếp bài viết sẽ phân tích cụ thể các khía cạnh của hai mô hình này đối với việc phát triển sản phẩm.

Tuyển dụng in-house và outsourcing đều là những cách làm phổ biến với ưu-nhược điểm riêng.

2. Phát triển phần mềm theo giải pháp in-house

2.1. Ưu điểm

• Kiểm soát chặt chẽ quy trình

Việc liên lạc với đội ngũ in-house trở nên rất dễ dàng khi bạn làm chung một môi trường cùng họ. Kể cả trong bối cảnh dịch bệnh như hiện nay, ít nhất những người này vẫn cùng chung một quốc gia hoặc địa phương với những nhân sự dự án khác. Từ đó việc theo dõi tiến độ, trao đổi công việc có thể diễn ra thuận tiện hơn khi khoảng cách chỉ tính bằng một cuộc điện thoại, tin nhắn và đường lái xe ngắn. 

• Giao tiếp rõ ràng

Có một nhóm in-house để làm việc cùng cũng đồng nghĩa với việc dùng chung một ngôn ngữ khi giao tiếp. Điều này giúp xóa bỏ công đoạn sắp xếp kế hoạch phức tạp khi có ai cần nói chuyện về dự án. 

• Xem thêm: Top 10 Công Ty Outsourcing Dịch Vụ Công Nghệ Tại Việt Nam

  Nắm bắt rõ trọng tâm của dự án

Thông thường, các đơn vị nhận outsource chỉ quan tâm đến việc hoàn thiện một sản phẩm đúng theo yêu cầu của khách hàng. Tuy có nhiều nơi chú trọng đến đối tác và không làm việc một cách máy móc song con số đó không phải là tất cả.

Trong trường hợp này, không gì lý tưởng hơn việc có một đội ngũ làm chung trong môi trường doanh nghiệp và phải thật cẩn trọng với chất lượng của dự án, bởi sự thành công của họ cũng phụ thuộc vào chính sản phẩm mình làm ra. Bên cạnh đó, có những thông tin nội bộ không thể chia sẻ ra ngoài.

• Cống hiến hết mình cho dự án

Hầu hết những đối tác làm về outsourcing, hoặc là công ty hay cá nhân, thường nhận vài dự án khác nhau cùng một lúc. Họ sẽ đánh giá lượng thời gian cần để ra trong từng thời điểm để quyết định ưu tiên từ cao đến thấp, bởi mức lương được tính theo số giờ làm việc của họ. Điều này không diễn ra ở những nhóm in-house, các bên sẽ không lo gặp xung đột trong việc xếp lịch khi có tình huống phát sinh.

• Có tính linh hoạt cao

Sự linh hoạt của những nhóm lập trình in-house đều xuất phát từ các ưu điểm được liệt kê ở trên, họ dễ thích ứng với thay đổi trong công việc bởi vì có vị trí địa lý gần gũi với mọi phòng ban, liên lạc thông suốt với chủ dự án, hiểu rõ về sản phẩm và hoàn toàn dành hết thời gian cho nó mà không gặp trở ngại nào về sắp xếp lịch trình. 

2.2. Nhược điểm

Mô hình in-house là cách làm phổ biến ở những công ty lớn sở hữu các phần mềm thường xuyên cần được cập nhật và phát triển lâu dài. Điều này có lý do hiển nhiên và đối với một số người, nó cũng là nhược điểm cần được cân nhắc trước khi áp dụng:

• Chi phí cao hơn outsource

Khi outsource dự án cho một đơn vị bên ngoài. Công ty chỉ cần chi trả lương nhân viên dựa theo thời gian hoặc khối lượng công việc, không gì hơn. Còn với nhân sự in-house, sẽ có các chi phí phúc lợi đi kèm liên quan đến ngày nghỉ, bảo hiểm y tế, sự kiện, trang thiết bị văn phòng, v.v.. 

• Cần biết tìm và giữ nhân tài

Gây dựng một đội ngũ in-house có chuyên môn cao là một thử thách vì không phải địa phương hay quốc gia nào cũng có nền công nghiệp IT phát triển. Nhất là khi việc tuyển dụng yêu cầu kỹ sư phải tái định cư đến một môi trường mới gần công ty mình làm việci, ở thời điểm họ chưa nhìn ra những ích lợi lâu dài trong tương lai.

Bên cạnh đó, để giữ những người có tiềm năng, công ty cần chi trả nhiều cho họ và điều này có thể đem lại sự bất cập khi tiến độ của một dự án bước vào giai đoạn nghẽn. Hoặc công ty sẽ phải trả tiền thuê thêm chuyên gia tư vấn cho việc chọn nhân viên ra sao, yêu cầu họ có những kỹ năng gì trước khi bắt đầu công việc. 

• Cần chú trọng đến việc nâng cao trình độ 

Việc một kỹ sư phải phát triển một sản phẩm trong thời gian dài và bỏ quên việc cập nhật với công nghệ mới không phải là hiếm trong ngành. Bởi vì môi trường in-house khiến họ ít phải cạnh tranh hơn và không tạo động lực thúc đẩy bản thân, trừ khi đó là những cá nhân vô cùng đam mê với công việc. Trong hoàn cảnh này, ban lãnh đạo sẽ phải tạo điều kiện, chi trả cho các khóa trau dồi kiến thức, động viên người của mình cũng như nâng cấp trang thiết bị lên mức hiện đại nhất. 

2.3. Khi nào nên chọn giải pháp in-house

Dựa vào danh sách chi tiết trên, điều kiện lý tưởng nhất để thuê một đội ngũ in-house là khi:

• Bạn có một dự án lâu dài và thường xuyên cần các kỹ sư phần mềm hỗ trợ
• Ngân sách dư giả và muốn có toàn quyền kiểm soát tiến độ công việc

Khi gây dựng những nhóm kỹ sư in-house cho dự án, lựa chọn nhân lực của công ty sẽ bị giới hạn trong một khu vực địa lý.

3. Phát triển phần mềm theo giải pháp outsource

3.1. Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí

Các công ty outsource hoặc freelancers đã được trang bị sẵn những công cụ và môi trường làm việc cần thiết nên người tuyển dụng sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đặc biệt là khi công việc chiếm lượng lớn thời gian. 

Ngoài ra, khi khối lượng công việc giảm đi, chủ dự án có thể tạm dừng tiến độ và một thời gian sau quay lại đàm phán tiếp với những nhân sự outsource từ trước để tiếp tục làm việc. Đối với giải pháp in-house, điều này sẽ dễ dàng dẫn đến việc để mất người vào tay doanh nghiệp khác và việc thuyết phục họ quay lại chắc chắn khó khăn hơn. 

• Triển khai nhanh chóng

Những người làm outsource chuyên nghiệp thường biết cách hoàn thành công việc đúng hạn, bởi nhiều hợp đồng ngày nay có đi kèm một mức phạt nếu người được thuê không kịp tiến độ mà không có lý do chính đáng, trong khi những người làm in-house được tạo các điều kiện để linh động sẽ có lúc không đạt deadline của dự án.

• Cơ hội làm việc với nhiều chuyên gia

Khi gây dựng những nhóm kỹ sư in-house cho dự án, lựa chọn nhân lực của công ty sẽ bị giới hạn trong một khu vực địa lý. Điều này đặc biệt đúng với những vùng không có nền công nghệ thông tin phát triển, và có thể sinh thêm chi phí thuê người từ nơi khác hoặc gặp vô số trở ngại về khoảng cách.

Trong khi Giải pháp outsource giúp doanh nghiệp tiếp cận được với mọi người từ khắp nơi trên thế giới. Thậm chí họ có thể tuyển kết hợp những freelancer và lập trình viên đến từ các đơn vị làm outsource khác để đảm bảo kết quả tốt nhất.

• Khuyến khích sự nâng cao trình độ

Những người làm outsource rất chú trọng việc nâng cao trình độ của họ để giữ vững lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Đây là một tinh thần tự giác rất đáng coi trọng, mọi thay đổi trong giới công nghệ đều được lực lượng này nắm bắt và không ai phải nhắc nhở họ về điều ấy. 

• Kỹ năng đa dạng 

Khi làm outsource với một đối tác có tiếng tăm, nhiều khả năng đơn vị đó sẽ luôn có đủ nhân sự để đáp ứng bất kì yêu cầu nào từ khách hàng. Trong khi làm theo giải pháp in-house thì công ty sẽ mất nhiều thời gian để tìm ra người phù hợp với dự án, hoặc phải đào tạo thêm cho nhân sự của mình. 

3.2. Nhược điểm

Cũng như ưu-nhược của in-house, outsource chưa phải giải pháp hoàn hảo về mọi mặt. Nó có những vấn đề riêng mà mọi người cần để ý trước khi triển khai:

• Khó theo dõi tiến độ

Theo dõi tiến độ là một trong những ưu điểm lớn nhất với giải pháp in-house. Nhưng khi làm outsource, các bên sẽ phải làm việc thông qua một người quản lý dự án, người này chịu trách nhiệm làm cầu nối trao đổi  và theo dõi công việc. Công ty chủ quản có thể chọn cập nhật tiến độ hàng ngày, hàng tuần nhưng hoạt động này vẫn sẽ chỉ là gián tiếp. 

• Độ linh hoạt thấp

Đa phần các công ty outsource sử dụng phương pháp lập trình Agile và làm việc theo từng giai đoạn (thường là hai tuần). Trừ khi họ cần thời gian sửa lỗi hoặc cài thêm một tính năng quan trọng, khung kế hoạch này rất khó thay đổi trong các tình huống phát sinh khác.

• Chất lượng không chắc đảm bảo 

Phát triển phần mềm là một thị trường lời lãi mà ai cũng muốn là một phần trong đó. Tuy nhiên, như bao nghề nghiệp khác, công việc này yêu cầu nỗ lực, thời gian và sự bền bỉ để đưa ra chất lượng tốt nhất. Và không phải công ty nào cũng đáp ứng được điều đó, có lúc họ sẽ làm ra những đoạn mã không đảm bảo về chất lượng. Đây cũng là hệ quả trong khâu quản lý gián tiếp với những dự án outsource. Một cách để phòng tránh trước vấn đề này là theo dõi đánh giá từ các khách hàng khác trên website hoặc profile doanh nghiệp/cá nhân.

• Rủi ro bảo mật thông tin

Trong quá trình làm việc, đội lập trình viên có thể cần tiếp cận những thông tin nhạy cảm liên quan đến doanh nghiệp. Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, hãy đảm bảo những đối tác trước khi vào việc đều đã ký một bản thỏa thuận về bảo mật thông tin. 

• Chi phí phát sinh

Chi phí trong những dự án phát triển phần mềm là một yếu tố khó lường trước, cộng thêm những thay đổi trong công việc thường xuyên diễn ra nên ngân sách hoàn toàn có thể vượt ngưỡng đã tiên liệu. Tất nhiên những công ty outsource uy tín thường sẽ cố gắng đưa ra con số chính xác nhất trong khả năng để tránh những bất ngờ không đáng có cho đối tác của mình. Một vài điều có thể tác động đến mức giá là phí nâng cấp, bảo trì, chỉnh tính năng.

• Khó khăn trong giao tiếp

Những đơn vị outsource hoàn toàn có thể là người nước ngoài, vì vậy, sự chênh lệch múi giờ, khác biệt ngôn ngữ, văn hóa kèm theo khoảng cách địa lý sẽ là những khó khăn thường thấy. Mỗi công ty nên có ít nhất một đội ngũ trong nước để việc liên lạc giữa mọi người được đảm bảo, thay vì phải hẹn chung một khung giờ mà nhiều người ở nhiều quốc gia đôi lúc sẽ cảm thấy bất tiện.

Đồng thời, trong thời đại toàn cầu hóa, mỗi người trong nhóm cũng cần trang bị đủ vốn tiếng Anh để giảm bớt khó khăn khi giao tiếp, am hiểu thứ tiếng này là một điểm cộng vô cùng lớn.

Để tạo ra một website hay ứng dụng như ý, người cầm cương dự án phải biết truyền tải tốt tầm nhìn của mình,  lựa chọn in-house và outsourcing theo nhu cầu và đặc thù của dự án.

3.3. Khi nào nên chọn giải pháp outsource

Dựa vào các phân tích trên, chúng ta có thể đúc kết:

• Khi ngân sách có hạn
• Sản phẩm hướng đến một thị trường năng động và đòi hỏi cập nhật những loại công nghệ mới mẻ nhất
• Sản phẩm không yêu cầu quá nhiều thay đổi sau khi triển khai để theo kịp sự phát triển công nghệ
• Sản phẩm không liên quan đến nhiều thông tin mật của cá nhân hay doanh nghiệp

4. Cách thức outsource một dự án phát triển phần mềm

Nếu sau khi đã cân nhắc kỹ mọi mặt trong giải pháp phát triển phần mềm in-house và outsourcing và quyết định đi theo phương pháp thứ hai, người viết xin góp đôi lời giúp độc giả có thêm cách thức chuẩn bị đúng đắn:

4.1. Lên một bản thảo chi tiết về sản phẩm

Để tạo ra một website hay ứng dụng như ý, người cầm cương dự án phải biết truyền tải tốt tầm nhìn của mình. Điều này sẽ giúp đội lập trình đi đúng hướng phát triển và kiểm soát các chi phí dễ dàng hơn.

4.2. Xác định ngân sách

Nhìn ra con số ngân sách cụ thể không phải điều đơn giản, nhưng mức xấp xỉ nên được tính ra một cách cẩn thận để các ưu tiên quan trọng trong dự án sẽ luôn đảm bảo được chi trả đủ.

4.3. Xác định khu vực để outsource

Có ba hình thức outsource là onshore, nearshore và offshore. Onshore tức là đội nhân sự sẽ cùng đến từ một nước, nearshore là khi họ đến từ nước láng giềng, hoặc ít nhất cùng trên một châu lục. Còn offshore tức là mọi người trong đội có xuất thân ở khắp nơi trên thế giới. Khoảng cách địa lý cũng quyết định cách thức giao tiếp và chi phí thuê nhân sự, bởi mỗi vùng trên thế giới lại có một tiêu chuẩn lương khác nhau.

Ví dụ như Mỹ – đầu đàn của ngành công nghệ là nơi tính lương kỹ sư phần mềm cao nhất, sau đó là Tây Âu hoặc Úc. Châu Á, cụ thể là Ấn Độ thuộc nhóm quốc gia outsource rẻ nhất và Đông Âu thì đứng giữa trong những cái tên này.

4.4. Tìm hiểu đối tác kỹ

Chớ nên vội vàng trong khâu tuyển dụng, hãy dành thời gian lựa chọn một đối tác outsource thật uy tín và có kinh nghiệm trong những dự án tương đồng với loại sản phẩm công ty muốn làm. Hiện nay đã có nhiều nền tảng trực tuyến nơi khách hàng có thể đánh giá và nhận xét khách quan về một đơn vị phát triển phần mềm. Sau khi đã chắt lọc, có thể chọn ra 5 cái tên để tiến sâu hơn vào vòng phỏng vấn và tìm ra những nhân sự phù hợp nhất. 

4.5. Thường xuyên giao tiếp với đội ngũ phát triển phần mềm

Đây là yếu tố góp phần quyết định sự thành bại của một dự án, việc thường xuyên để ý đến các công đoạn làm việc của kỹ sư giúp chuẩn hóa quy trình nhanh chóng và mọi người sẽ có thêm thời gian, điều kiện để triển khai sản phẩm thật hiệu quả

Lời kết: in-house và outsourcing?

Xã hội đã tiến xa vào kỷ nguyên công nghệ của thế kỷ 21. Sự phổ quát của internet tạo rất nhiều điều kiện kinh doanh, tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp. Nhưng để thu hút người dùng, bất kỳ công ty nào cũng cần có một đội ngũ phát triển phần mềm/nền tảng trực tuyến lành nghề.

Vì vậy, không hề có một đáp án tuyệt đối nào trong ngữ cảnh này, mỗi công ty hãy hiểu về khả năng tài chính của mình, bên cạnh đó là nhận định dự án đúng đắn để có thể chọn ra giải pháp thuê nhân sự phù hợp nhất với tiêu chí đã đề ra