10 lợi ích và trở ngại khi lựa chọn IT Outsourcing

Thuê ngoài công nghệ đã trở thành lựa chọn quen thuộc của doanh nghiệp Việt Nam, nhưng kết quả thu về lại phân hóa rất rõ. Cùng một mô hình hợp tác, có doanh nghiệp rút ngắn được nhiều tháng phát triển và giữ được chi phí trong dự toán, trong khi doanh nghiệp khác phải làm lại gần như từ đầu sau khi nhận bàn giao. Khác biệt hiếm khi nằm ở đơn giá, mà nằm ở cách nhìn nhận đầy đủ cả hai mặt của quyết định thuê ngoài ngay từ đầu.

Bài viết này tập trung vào đúng hai mặt đó: năm trở ngại thường gặp khi lựa chọn IT Outsourcing và năm lợi ích doanh nghiệp thực sự nhận được khi thuê ngoài đúng cách. Với doanh nghiệp đã qua bước cân nhắc và đang dự trù ngân sách, chúng tôi có hướng dẫn thuê ngoài phát triển phần mềm đi sâu vào các mô hình hợp tác, cách tính chi phí và những điều khoản cần chốt trong hợp đồng.

Tóm tắt nhanh

Năm trở ngại lớn nhất của IT Outsourcing gồm chọn nhầm đối tác, khoảng cách trong phối hợp, buông lỏng khâu kiểm soát chất lượng, mã nguồn không đạt chuẩn và rủi ro rò rỉ thông tin. Đổi lại, khi lựa chọn đúng đối tác, doanh nghiệp tối ưu được cấu trúc chi phí, linh hoạt nguồn lực theo từng giai đoạn, rút ngắn thời gian ra thị trường, tiếp cận chuyên môn khó tuyển trong nước và chuyển được một phần rủi ro triển khai sang đối tác. Cả năm trở ngại đều có thể kiểm soát bằng điều khoản hợp đồng và cơ chế nghiệm thu được thống nhất trước khi dự án khởi động.

1. Năm trở ngại thường gặp khi lựa chọn IT Outsourcing

Phần lớn dự án thuê ngoài không thất bại ở khâu lập trình. Chúng gặp trục trặc ở những quyết định được đưa ra trước khi dòng mã đầu tiên xuất hiện: chọn đối tác dựa trên báo giá thấp nhất, ấn định thời hạn theo mong muốn thay vì theo khối lượng công việc, và mặc định rằng chất lượng đầu ra là trách nhiệm của riêng bên nhận việc. Khi dự án chệch hướng, doanh nghiệp thường không còn đủ ngân sách lẫn thời gian để triển khai lại từ đầu.

Từ kinh nghiệm đồng hành cùng các dự án tài chính ngân hàng, y tế và logistics, chúng tôi nhận thấy năm nhóm trở ngại dưới đây lặp lại nhiều nhất, và cả năm đều có thể phòng ngừa ngay từ giai đoạn lựa chọn đối tác.

1.1. Chọn nhầm đối tác

Thị trường hiện có rất nhiều đơn vị nhận gia công dự án công nghệ, với năng lực chênh lệch đáng kể. Nếu chỉ đối chiếu giá và thời hạn, doanh nghiệp gần như không có cơ sở để phân biệt một đối tác đủ năng lực với một đối tác chỉ đang bán nhân lực theo giờ. Bộ tiêu chí đánh giá vì vậy nên được mở rộng sang các khía cạnh phản ánh đúng chất lượng hợp tác:

• Chất lượng sản phẩm đã bàn giao trong cùng lĩnh vực
• Quy trình phát triển và cách kiểm soát chất lượng ở từng chặng
• Chuẩn mã nguồn và cơ chế rà soát mã được áp dụng
• Khả năng điều chỉnh quy mô đội dự án theo từng giai đoạn
• Mức độ minh bạch trong báo cáo tiến độ và ghi nhận thay đổi
• Phản hồi từ khách hàng cũ và khách hàng đang hợp tác
• Khả năng phản biện, tư vấn ngược lại về giải pháp thay vì chỉ làm theo yêu cầu

Tiêu chí cuối cùng thường bị bỏ qua nhưng lại quan trọng bậc nhất. Một đối tác chỉ thực thi đúng bản mô tả tính năng sẽ không cảnh báo doanh nghiệp khi chính bản mô tả đó có vấn đề về nghiệp vụ.

Đọc thêm: Outsource là gì? Ba khác biệt quan trọng giữa công ty Product và Outsource

1.2. Khoảng cách trong phối hợp và trao đổi thông tin

Lợi thế của thuê ngoài là tiếp cận được chuyên gia ở nhiều thị trường, nhưng chính điều đó tạo ra khác biệt về múi giờ, ngôn ngữ và cách hiểu yêu cầu. Trong các dự án gặp trục trặc, nguyên nhân thường không nằm ở năng lực kỹ thuật mà ở một yêu cầu nghiệp vụ được hai bên hiểu theo hai cách khác nhau và chỉ lộ ra ở buổi nghiệm thu.

Những cơ chế phối hợp nên được thống nhất ngay khi khởi động dự án:

• Lịch họp trực tuyến cố định theo tuần, có biên bản và danh sách việc cần làm sau họp
• Một đầu mối chịu trách nhiệm về nghiệp vụ ở phía doanh nghiệp và một quản lý dự án ở phía đối tác
• Công cụ theo dõi công việc dùng chung để hai bên nhìn cùng một trạng thái
• Tài liệu đặc tả yêu cầu kỹ thuật được ký xác nhận trước khi bắt tay phát triển
• Mục tiêu kinh doanh của dự án được truyền đạt đầy đủ cho đội phát triển, không chỉ dừng ở danh sách tính năng

1.3. Giao toàn bộ việc kiểm soát chất lượng cho đối tác

Một quan niệm phổ biến là bên nhận gia công đã có bộ phận kiểm thử riêng nên doanh nghiệp không cần bận tâm tới khâu này. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể chuyển giao công việc phát triển nhưng không thể chuyển giao trách nhiệm nghiệm thu sản phẩm mà mình sẽ vận hành lâu dài. Đây là phần cần chủ động:

• Xác định tiêu chí nghiệm thu cho từng chặng bàn giao, gắn với chỉ tiêu về thời gian và chất lượng
• Yêu cầu công khai quy trình kiểm thử và kết quả kiểm thử của từng phiên bản
• Dùng chung hệ thống ghi nhận lỗi để theo dõi tình trạng xử lý

Kế hoạch rà soát tiến độ và kiểm thử nên được bàn kỹ với đội dự án ngay từ đầu, thay vì dồn toàn bộ vào giai đoạn trước ngày ra mắt.

1.4. Chất lượng mã nguồn không được kiểm soát

Rủi ro lớn nhất về mã nguồn không nằm ở lỗi hiển thị, mà ở khả năng doanh nghiệp bị phụ thuộc vào một đối tác duy nhất. Khi mã nguồn được viết theo quy ước nội bộ của bên gia công, không có tài liệu đi kèm và không tuân theo chuẩn chung, chi phí để một đội ngũ khác tiếp nhận về sau có thể vượt xa chi phí phát triển ban đầu. Trong hợp đồng, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác:

• Tuân thủ chuẩn quy trình được công nhận trong ngành
• Áp dụng chuẩn viết mã thống nhất và có cơ chế rà soát chéo
• Sử dụng công cụ đo chất lượng mã nguồn tự động trong quy trình tích hợp
• Bàn giao tài liệu kỹ thuật cập nhật song song với mã nguồn

1.5. Rủi ro rò rỉ thông tin

Với các dự án ngành tài chính ngân hàng hay y tế, dữ liệu tiếp xúc trong quá trình phát triển là tài sản nhạy cảm và chịu ràng buộc pháp lý. Rò rỉ có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào, vì vậy các yêu cầu sau cần nằm trong hợp đồng thay vì chỉ trao đổi bằng lời:

• Ký thỏa thuận bảo mật thông tin trước khi chia sẻ bất kỳ tài liệu nghiệp vụ nào
• Cam kết tuân thủ quy định về sở hữu trí tuệ và quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Chỉ sử dụng phần mềm có bản quyền và được cập nhật định kỳ
• Lưu trữ mã nguồn trên hạ tầng được kiểm soát, truy cập qua kênh riêng và phân quyền theo vai trò
• Quy định rõ việc thu hồi quyền truy cập khi nhân sự dự án thay đổi

Kiểm soát được năm trở ngại trên, doanh nghiệp mới thực sự tiếp cận được phần giá trị mà thuê ngoài mang lại. Theo khảo sát về thuê ngoài toàn cầu của Deloitte, tối ưu chi phí và tiếp cận năng lực chuyên môn vẫn là hai động lực chính khiến doanh nghiệp lựa chọn mô hình này.

2. Năm lợi ích khi thuê ngoài đúng cách

2.1. Tối ưu cấu trúc chi phí

Thuê ngoài giúp doanh nghiệp chuyển một phần chi phí cố định của đội ngũ nội bộ thành chi phí theo dự án. Khoản tiết kiệm không chỉ đến từ đơn giá nhân sự, mà còn từ những chi phí ít được tính đủ: tuyển dụng, đào tạo, giữ chân nhân sự, hạ tầng làm việc và thời gian chờ khi một vị trí chuyên môn bị bỏ trống.

Với thị trường Việt Nam, khoảng chênh lệch phụ thuộc nhiều vào lĩnh vực và độ phức tạp của bài toán, nên cách so sánh hợp lý là đặt tổng chi phí sở hữu trong ba năm cạnh nhau, thay vì so đơn giá theo giờ.

2.2. Linh hoạt về nguồn lực theo từng giai đoạn dự án

Nhu cầu nhân lực của một dự án phần mềm không phải là đường thẳng. Giai đoạn thiết kế và xây dựng nền tảng cần chuyên môn kiến trúc, giai đoạn mở rộng cần thêm năng lực ở mảng khác, còn giai đoạn vận hành lại cần một cấu hình hoàn toàn khác. Khi làm việc với một đối tác đủ chiều sâu, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cấu hình đội dự án theo đúng nhịp đó mà không phải trải qua chu kỳ tuyển dụng và đào tạo cho từng lần chuyển đổi.

2.3. Rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường

Trong phần lớn dự án, thời gian mất nhiều nhất không phải khâu lập trình mà là khâu tập hợp đủ đội ngũ. Thuê ngoài rút ngắn chính đoạn này: đội dự án đã quen quy trình, đã có sẵn kinh nghiệm trong cùng phân khúc sản phẩm, và doanh nghiệp bỏ qua được toàn bộ chu kỳ tuyển dụng cùng thời gian hòa nhập.

Slack là một ví dụ thường được nhắc tới: nền tảng này đã hợp tác với đơn vị bên ngoài ở giai đoạn đầu để hoàn thiện sản phẩm, website và ứng dụng di động, trước khi công bố doanh thu năm tài chính 2020 đạt hơn 630 triệu đô la Mỹ.

2.4. Tiếp cận chuyên môn khó tuyển trong nước

Những mảng như trí tuệ nhân tạo, học máy, dữ liệu lớn hay thực tế ảo có mặt bằng lương cao và nguồn ứng viên hạn chế. Xây dựng năng lực nội bộ cho các mảng này là một khoản đầu tư dài hạn, chỉ hợp lý khi doanh nghiệp xác định đó là năng lực lõi cần giữ lại lâu dài.

Khi IKEA phát triển ứng dụng IKEA Place năm 2017, doanh nghiệp này chưa có đội phát triển ứng dụng di động cho công nghệ thực tế tăng cường và đã lựa chọn hợp tác với một đơn vị có kinh nghiệm sẵn trong lĩnh vực đó. Cách tiếp cận này cho phép doanh nghiệp thử nghiệm một hướng công nghệ mới mà không phải cam kết trước một cơ cấu nhân sự dài hạn.

2.5. Chuyển một phần rủi ro triển khai sang đối tác

Đây là lợi ích ít được nói tới nhưng có giá trị rõ rệt với ban lãnh đạo. Một hợp đồng được soạn tốt sẽ gắn trách nhiệm của đối tác với kết quả bàn giao: cam kết chất lượng đầu ra, thời hạn sửa lỗi sau nghiệm thu, mức độ sẵn sàng của hệ thống và điều khoản xử lý khi các cam kết đó không được đáp ứng. Với đội ngũ nội bộ, những rủi ro tương tự nằm hoàn toàn trên vai doanh nghiệp.

Cần lưu ý rằng lợi ích này chỉ tồn tại trên giấy nếu hợp đồng dừng lại ở việc mô tả tính năng. Nó chỉ phát huy tác dụng khi hai bên thống nhất trước cách đo lường kết quả và cơ chế xử lý khi kết quả không đạt.

3. Cân đối lợi ích và trở ngại trước khi ra quyết định

Năm trở ngại ở phần trên đều bắt nguồn từ khâu lựa chọn đối tác và thiết kế hợp đồng, còn năm lợi ích chỉ xuất hiện khi hai khâu đó được làm đúng. Vì vậy, câu hỏi thực sự không phải là nên hay không nên thuê ngoài, mà là doanh nghiệp đã đủ dữ kiện để chọn đúng đối tác và ràng buộc đúng cam kết hay chưa.

Ba việc nên hoàn thành trước khi gửi yêu cầu báo giá: xác định rõ kết quả kinh doanh mong muốn, liệt kê các ràng buộc không thể thương lượng về ngân sách, thời hạn và tuân thủ, và khoanh vùng những năng lực doanh nghiệp chắc chắn giữ lại trong nội bộ. Ba việc này quyết định mô hình hợp tác nhiều hơn bất kỳ bảng so sánh nhà cung cấp nào.

Để tham khảo mặt bằng năng lực trên thị trường, doanh nghiệp có thể xem danh sách các công ty outsourcing công nghệ đáng chú ý tại Việt Nam kèm khung tiêu chí đối chiếu.

Câu hỏi thường gặp về lợi ích và trở ngại của IT Outsourcing

Trở ngại nào của IT Outsourcing gây thiệt hại lớn nhất?
Chọn nhầm đối tác, vì bốn trở ngại còn lại phần lớn là hệ quả của nó. Một đối tác không đủ năng lực sẽ đồng thời tạo ra khoảng cách trong phối hợp, mã nguồn khó tiếp nhận và quy trình bảo mật lỏng lẻo. Chi phí khắc phục thường lớn hơn phần chênh lệch báo giá ban đầu.

Doanh nghiệp nhỏ có nên thuê ngoài phát triển phần mềm không?
Có, và trong nhiều trường hợp đây là phương án hợp lý hơn tự xây đội nội bộ, đặc biệt khi doanh nghiệp cần đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hoặc cần chuyên môn chỉ dùng trong một giai đoạn. Điều kiện đi kèm là hợp đồng phải quy định rõ tiêu chí nghiệm thu và quyền sở hữu mã nguồn.

Làm sao để không bị phụ thuộc vào đơn vị gia công sau khi bàn giao?
Đưa vào hợp đồng ba yêu cầu: quyền sở hữu toàn bộ mã nguồn thuộc về doanh nghiệp, mã nguồn tuân theo chuẩn viết mã thống nhất, và tài liệu kỹ thuật được bàn giao cập nhật cùng mỗi phiên bản. Ba yêu cầu này cho phép một đội ngũ khác tiếp nhận hệ thống khi cần.

Chi phí thuê ngoài tại Việt Nam ở mức nào?
Khoảng dao động rất rộng, tùy độ phức tạp của bài toán, lĩnh vực và mức độ ràng buộc về tuân thủ. Thay vì so đơn giá theo giờ giữa các nhà cung cấp, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá theo phạm vi công việc đã được làm rõ, rồi đặt tổng chi phí sở hữu trong ba năm cạnh nhau để so sánh.